Решения о закупках, которые практически невозможно отменить

В закупках ошибки обычно не кажутся драматичными, когда они случаются.

Редко бывает момент, когда все явно идет не так. Чаще всего продавцы оглядываются назад, спустя несколько месяцев, и говорят то же самое.:

“В то время это казалось разумным.”

Вот что делает решения о закупках опасными. Не потому, что они безрассудны, а потому, что некоторые из них незаметно загоняют вас на путь, который чрезвычайно сложно, дорого или медленно отменить.

Эта статья не посвящена ужасным историям поставщиков или очевидным тревожным сигналам. Речь идет о ранние решения, которые кажутся незначительными , легко проходят внутреннее одобрение, и впоследствии их становится практически невозможно повернуть вспять.

Обратимые и необратимые решения о закупках

Прежде чем приступить к делу, полезно разделить варианты закупок на две категории.:

Обратимые решения : Ошибки, которые можно исправить временем или деньгами
Необратимые (или почти необратимые) решения : Выбор, который навсегда снижает вашу гибкость

Большинство скрытых затрат на закупки возникают не в результате каких-либо действий. неправильный —они происходят из-за слишком раннего принятия решений, которые должны были оставаться гибкими дольше.

1. Фиксация высокого минимального заказа до того, как будет подтвержден спрос

Высокие MOQ часто выглядят как разумные закупки. Многие продавцы осознают обратную сторону только позже, когда денежный поток становится ограниченным и гибкость исчезает — проблема, тесно связанная с тем, как минимальный объем заказа взаимодействует с общими сроками поставок.

Более низкая стоимость единицы. Лучшее заводское сотрудничество. Чистые таблицы.

Менее заметно то, что происходит после заказ размещен:

Денежные средства заблокированы на несколько месяцев
Ограниченная возможность разворота в случае изменения спроса
Давление с целью увеличения запасов вместо улучшения продукта

Как только производство начинается, минимальный объем заказа становится не просто цифрой — он становится ограничением для каждого последующего решения: ценообразования, маркетинга, хранения и даже сроков запуска.

Вот почему Поиск поставщиков на основе MOQ — одно из самых распространенных решений, о которых продавцы сожалеют, но которое невозможно легко отменить.

2. Внесение депозита до того, как спецификации будут действительно заблокированы.

Депозиты кажутся рутинными. Скидка в тридцать процентов является стандартной.

Но в момент выплаты депозита кредитное плечо меняется.

Даже небольшие неопределенности — незавершенные детали упаковки, слабо определенные допуски, компоненты «мы подтвердим позже» — внезапно становятся дорогостоящими в корректировке. Вот почему время внесения депозита часто имеет большее значение, чем ожидают продавцы, особенно если планирование производства уже началось.

Многие продавцы полагают, что могут уточнить детали. в течение производство. На самом деле, это когда сроки растягиваются, начинаются переделки, а затраты незаметно растут.

Как только фабрика составляет график материалов и рабочей силы, изменения перестают быть переговорами — они превращаются в сбои.

3. Выбор завода на основе заявлений о возможностях, а не ограничений

Почти каждая фабрика заявляет, что может справиться с вашей продукцией.

Очень немногие ясно объясняют, что они не могу делать.

Поначалу это решение кажется безобидным. Образцы выглядят приемлемо. Общение гладкое. Котировки конкурентоспособны.

Проблема появляется позже, когда производство масштабируется и фабрика начинает импровизировать в обход собственных ограничений — заменяя материалы, корректируя процессы или сокращая проверки качества.

К тому времени, когда эти проблемы всплывают на поверхность, смена фабрик часто означает:

Повторная выборка
Переоборудование
Переквалификация стандартов качества

Что делает первоначальное решение практически необратимым.

4. Проектирование оснастки или пресс-форм без вариантов выхода

Использование нестандартных инструментов ощущается как прогресс.

Это также создает зависимость.

После создания форм они привязывают вас к конкретному заводу, методу производства и структуре затрат. Их перемещение технически возможно, но редко бывает простым или дешевым.

Вот почему решения об инструментах, принятые на раннем этапе — без четких условий владения, прав на модификацию или резервных возможностей — труднее всего отменить позже.

Многие продавцы осознают это только тогда, когда возникают проблемы с качеством и смена поставщика внезапно становится невозможной.

5. Структурирование закупок с учетом скорости, а не восстановления

Быстрые сроки кажутся эффективными. Но когда скорость становится единственным приоритетом, продавцы часто сталкиваются с теми же проблемами, которые обсуждаются в реальных случаях задержки производства, когда варианты восстановления незаметно исчезают.

Но системы закупок, рассчитанные только на скорость, часто не имеют возможности восстановиться, если что-то пойдет не так.

Сжатый график оставляет мало места для:

Повторная проверка
Корректирующие действия
Ответственность поставщика

Когда возникают задержки или дефекты, продавцы обнаруживают, что у них нет буферного времени, альтернативных поставщиков или договорных рычагов.

Первоначальное решение — оптимизировать по скорости в одиночку — незаметно удаляет варианты задолго до появления проблем.

Почему эти решения так трудно отменить

Этот выбор объединяет три черты:

Они чувствуют себя разумными в изоляции
Их часто одобряют заранее, чтобы «продолжить движение».”
Их реальная стоимость проявляется спустя несколько месяцев.

К моменту проявления последствий изменение курса обычно означает перезапуск сроков, списание запасов или поглощение убытков.

Вот почему многие неудачи в закупках вызваны не плохими поставщиками, а ранними решениями, которые исключают гибкость.

Лучший способ обдумать решения о закупках

Опытные покупатели по-разному оценивают решения о выборе поставщиков.

Вместо того, чтобы спрашивать:

“Достаточно ли этого, чтобы двигаться вперед?”

Они спрашивают:

“Если это окажется неправильным, насколько сложно будет это исправить?”

Этот единственный сдвиг — от скорости к обратимости — меняет способ согласования минимального заказа, определения сроков депозитов, выбора заводов и построения сроков.

Последняя мысль

Проблемы с закупками редко возникают в момент принятия решения.

Они накапливаются незаметно, запертые в ранних обязательствах, которые в то время казались безобидными.

Цель не в том, чтобы избежать всех рисков. Это чтобы откладывать необратимые решения до тех пор, пока у вас не будет достаточно информации.

Потому что при подборе поставщиков гибкость зачастую более ценна, чем скорость, и гораздо дешевле, чем сожаления.

Что заставляет поставщиков серьезно относиться к покупателям

Скрытые затраты на закупки, которые большинство продавцов обнаруживают слишком поздно