Что такое запрос предложений в сфере закупок?

Представьте себе: вам нужно купить 500 новых офисных стульев. Вы звоните трем разным поставщикам, и каждый из них называет вам разную цену, разную дату поставки и включает в свое предложение разные вещи. Как их честно сравнить? Как узнать, что вы получаете лучшее предложение, а не просто самую низкую цену?

Это точная проблема Запрос цен (RFQ) предназначен для решения.

Если вы новичок в сфере закупок или просто нуждаетесь в повышении квалификации, вы попали по адресу. В этом руководстве мы не просто даем определение запросам цен – мы покажем вам, как именно его использовать, а также приведем реальные примеры и бесплатные шаблоны, которые вы можете использовать уже сегодня.

Давайте погрузимся.

 

 

Определение запроса предложения: все дело в конкурентоспособных ценах

 

Короче говоря, запрос цен (RFQ) — это официальный документ, который вы отправляете поставщикам, когда точно знаете, что вам нужно, и готовы купить.

Его основная цель — получить сопоставимые цены. Вы не ищете творческих идей или решений; вы задаете простой вопрос: «Для эта конкретная вещь , какая у вас лучшая цена?"

Вы используете запрос предложения, когда ваши требования ясны, поддаются количественной оценке и вряд ли изменятся. Подумайте о таких вещах, как:

• 500 единиц конкретной модели компьютера

• 10 000 метров конкретной марки стали

• Услуги по уборке офиса в здании площадью 50 000 кв. футов на один год

Ключевым моментом здесь является стандартизация. Отправляя одни и те же подробные требования нескольким поставщикам, вы заставляете их конкурировать на равных условиях. Это делает ваше решение основанным на данных, а не на интуиции.

 

RFQ против RFP против RFI: преодолевая путаницу

 

Вот тут-то многие и заблуждаются. Эти три аббревиатуры связаны между собой, но служат совершенно разным целям. Вот самый простой способ подумать об этом:

 

	Когда его использовать	Основной вопрос, который вы задаете
RFI (запрос информации)	Вы изучаете рынок.	"Что ты можешь сделать?"
RFP (запрос предложений)	У вас сложная проблема и вам нужно решение.	"Как бы вы это решили?"
Запрос цен (запрос цен)	Вы точно знаете, что вам нужно, и готовы купить.	"Какова ваша цена за это?"

 

Вот сделка: Отправка запроса предложения, когда вам нужен запрос предложения, будет раздражать поставщиков ненужной работой. Отправив запрос предложений, когда вам нужен запрос предложений, вы получите цены на решения, которые на самом деле не соответствуют вашим потребностям. Выбор подходящего инструмента – это половина дела.

 

7-этапный процесс запроса цен: путь к успеху

 

 

Хороший процесс запроса цен является методичным. Это обеспечивает справедливость, прозрачность и дает вам лучший результат. Давайте разберемся.

Шаг 1: определите свои требования
Прежде чем написать хоть одно слово, будьте на 100% уверены в том, что вы покупаете. Создайте подробную спецификацию. Для офисных стульев это будут размеры, материалы, вес и цвет. Двусмысленность здесь — ваш самый большой враг.

Шаг 2: Создайте свой Список поставщиков
Нельзя просто так выбирать имена из шляпы. Определите 3–5 квалифицированных поставщиков, которые имеют успешный опыт поставок того, что вам нужно. Эта предварительная квалификация имеет решающее значение для экономии времени в дальнейшем.

Шаг 3: Создайте Документ запроса предложения
Это ваш план. Сильный запрос предложения включает в себя:

• Четкий фон и инструкции

• Подробный технические характеристики

• Коммерческие условия (дата поставки, условия оплаты и т. д.)

• Четкий формат подачи (используйте наш шаблон ниже!)

Шаг 4. Запуск связи и управление ею
Отправьте запрос предложения всем поставщикам одновременно. Установите реалистичный срок (обычно 1–3 недели). Будьте готовы ответить на любые уточняющие вопросы и поделиться ответами с  все участников торгов для поддержания справедливости.

Шаг 5. Получите и систематизируйте ответы
По мере поступления котировок записывайте их в стандартизированную электронную таблицу. Это значительно упрощает следующий шаг.

Шаг 6: Оценка и награждение
Речь идет не только о выборе наименьшего числа. Создайте простую систему показателей. Оцените каждого поставщика по цене, времени доставки и прошлым результатам. Самая низкая цена может быть предоставлена ​​поставщиком, известным нарушением сроков — стоит ли идти на такой риск?

Шаг 7: Подведение итогов и адаптация
Уведомите победившего поставщика и, что не менее важно, сообщите остальным, почему они не были выбраны. Это строит хорошие долгосрочные отношения. Затем быстро переходите к подписанию контракта.

 

Запрос предложений в реальном мире

 

 

Теория – это хорошо, но практика – лучше. Давайте посмотрим, как это работает в разных отраслях.

Пример 1: Производство – поиск нестандартного компонента

• Сценарий: Вам понадобится 5000 изготовленных по индивидуальному заказу алюминиевых кронштейнов.

• В запросе цен необходимо указать: Технические чертежи (файлы САПР), марка материала (например, алюминий 6061), допуски, обработка поверхности и требования к упаковке.

• Вопрос поставщика: Без этих подробностей один поставщик может предложить более слабый сплав, а другой может включить дорогостоящую отделку, которая вам не нужна. Ваши сравнения будут бесполезны.

Пример 2: Закупки в сфере ИТ – покупка ноутбуков

• Сценарий: Комплектование новой команды из 50 сотрудников.

• В запросе предложения должно быть указано: точная модель или минимальные характеристики (ЦП, ОЗУ, SSD), включенное программное обеспечение, срок гарантии и график поставки.

• Совет для профессионалов: попросите Общая стоимость владения (TCO), которая включает в себя цену потенциального будущего ремонта или расширенной гарантии, а не только цену, указанную в наклейке.

 

Современный запрос предложений: интеграция устойчивого развития

 

Сегодня закупки – это не только вопрос стоимости. Речь идет о ценности. И это включает в себя экологическую и социальную ценность. Ваш запрос предложений — это мощный инструмент для продвижения вашего цели устойчивого развития.

Вы можете легко добавить в свой запрос предложений раздел, посвященный устойчивому развитию, с такими вопросами, как:

• "Какой процент переработанного материала используется в этом продукте?"

• "Можете ли вы предоставить документацию о вашей этической трудовой практике?"

• "Какова политика вашей компании по сокращению выбросов углекислого газа?"

Это сигнализирует поставщикам, что вы цените ответственную деловую практику, и дает вам конкретные данные, которые можно принять во внимание при принятии решения.

 

5 распространенных ошибок в запросе цен, которые стоят вам времени и денег

 

Мы видели эти ошибки снова и снова. Избегайте их, и вы будете на шаг впереди.

1. Расплывчатые спецификации: «Нам нужны офисные стулья» принесут вам совершенно разные предложения. Будьте конкретны.

2. Игнорирование совокупной стоимости владения. Самый дешевый продукт может иметь высокие затраты на обслуживание или короткий срок службы. Думайте не только о начальной цене.

3. Бедный Предварительная квалификация поставщика : Отправка запроса ценового предложения неквалифицированному поставщику приводит к пустой трате времени. Сначала сделайте домашнее задание.

4. Непонятные критерии оценки: если поставщики не знают, как вы их оцените (например, цена 70%, скорость доставки 30%), они не смогут предложить вам лучшее предложение.

5. «Черная дыра» общения: отсутствие ответов на вопросы или неспособность дать обратную связь неудачливым участникам торгов сжигает мосты.

 

Выбор инструментов: от электронных таблиц до специализированных платформ

 

То, как вы управляете процессом запроса цен, зависит от сложности и объема ваших закупок.

• Таблицы и электронная почта: идеально подходят для небольших компаний с простыми и нечастыми запросами цен. Он бесплатный и гибкий, но может быстро стать хаотичным.

• Платформы электронного снабжения : Такие инструменты, как Fairmarkit или Deep Stream, автоматизируют весь процесс — от отправки запросов предложений до сбора и анализа ответов. Это огромная экономия времени при частом и сложном поиске источников.

• Полнофункциональное программное обеспечение для закупок: такие решения, как Sievo или Coupa, интегрируют запросы предложений в более крупную экосистему закупок, связывая их с контрактами, аналитикой расходов и выставлением счетов.

Ваш выбор должен основываться на одном вопросе: сколько времени мы сейчас тратим на ручные запросы цен?

 

Ваш план действий и бесплатный набор инструментов

 

Теперь вы готовы провести процесс запроса цен, который является справедливым, эффективным и приносит реальную пользу.

Вот как начать:

1. Определите пилотный проект с четкими и понятными требованиями.

2. Загрузите наш бесплатный набор инструментов для запроса ценовых предложений, чтобы начать работу.

3. Запустите запрос предложения, используя 7-этапный процесс, описанный выше.

 

Часто задаваемые вопросы: освоение процесса запроса цен

 

1. Вопрос: Скольким поставщикам мне следует отправить запрос предложения?

A: Есть золотая середина. Отправка только 2-3 поставщикам может не создать достаточной конкуренции. Отправка на 10+ неэффективна и обременительна для вас и для них. Мы рекомендуем краткий список От 4 до 6 поставщиков, прошедших предварительную квалификацию . Это дает вам широкий выбор вариантов для сравнения, не перегружая при этом ваши возможности эффективного управления процессом.

 

2. Вопрос: Что мне делать, если поставщик просит разъяснений после того, как я отправил запрос предложения?

A: Это обычное явление и признак заинтересованного поставщика. Золотое правило – это прозрачность и справедливость . Четко ответьте на вопрос, а затем отправьте точное разъяснение по адресу каждый поставщик, получивший запрос предложения. Это обеспечивает равные условия игры и не позволяет любому участнику торгов получить информационное преимущество.

 

3. Вопрос: Имеет ли запрос предложения юридическую силу после подачи поставщиком предложения?

A: Нет, не типично. Запрос предложений — это приглашение поставщикам сделать предложение (их ценовое предложение). Вы не обязаны принимать какой-либо из них. Юридический договор формируется только тогда, когда вы выдаете официальный Заказ на поставку (ЗП) или подпишите контракт на основе этой цитаты. Всегда включайте в свой запрос предложения формулировку о том, что это не является обязательством совершить покупку.

 

4. Вопрос: Ценовое предложение поставщика оказалось намного ниже, чем у других. Всегда ли это лучший выбор?

A: Будьте осторожны. Котировка, которая значительно ниже, может быть тревожным сигналом. Поставщик мог неправильно понять требования, использовать материалы более низкого качества или допустить ошибку в расчете стоимости (которую он может попытаться исправить позже). Вы обязаны внимательно изучить это предложение и задать уточняющие вопросы, прежде чем присуждать бизнес.

 

5. Вопрос: Могу ли я вести переговоры после получения ответов на запросы предложений?

A: Абсолютно. Процесс запроса цен часто открывает двери для переговоров. Вы можете вернуться к предпочитаемым вами поставщикам и спросить, могут ли они улучшить свое предложение, особенно если у вас есть более конкурентоспособное предложение от другого квалифицированного поставщика. Этот последний шаг часто может обеспечить вам еще лучшие условия или цены.

 

6. Вопрос: Сколько времени я должен дать поставщикам на ответ?

A: Это зависит от сложности. Для простых, готовых вещей, 1-2 недели обычно бывает достаточно. Для более сложных товаров или услуг, изготовленных на заказ, разрешите 2-4 недели . Всегда будьте реалистами: спешка с поставщиками может привести к получению неточных цен или отговорить ваших лучших партнеров от участия в торгах.

 

7. Вопрос: Как лучше всего обращаться с действующим поставщиком (нашим нынешним поставщиком)?

A: Включите их в процесс, но не уделяйте им особого внимания. Они должны конкурировать на тех же условиях, что и новые потенциальные поставщики. Это имеет решающее значение для подтверждения того, что вы по-прежнему получаете справедливую рыночную цену и хорошее обслуживание. Иногда побеждает действующий президент, и этот процесс повышает его ценность; в других случаях вы найдете лучшего партнера.

 

8. Вопрос: Ключевой поставщик отказался участвовать в нашем запросе цен. Зачем им это делать?

A: Есть несколько общих причин. Они могут быть загружены на полную мощность и слишком заняты, чтобы браться за новую работу. Ваш запрос предложения может оказаться для них недостаточно привлекательным с финансовой точки зрения. Или они могут воспринять ваш процесс как несправедливый или предвзятый в отношении более дешевого конкурента. Стоит вежливо позвонить, чтобы понять их причины: их отзывы могут быть неоценимы.

 

9. Вопрос: Должны ли мы всегда присуждать победу квалифицированному участнику торгов с наименьшей ценой?

A: Не обязательно. Цель лучшая ценить , а не только самый низкий цена . Твой критерии оценки должно это отражать. Если поставщик на 5 % дороже, но предлагает на 10 % лучшее время доставки и превосходную послепродажную поддержку, он может принести большую пользу вашему бизнесу. Используйте скоринговую модель, чтобы принять это решение объективно.

 

10. Вопрос: Мы используем цифровые подписи. Считается ли ценовое предложение, отправленное по электронной почте с цифровой подписью, действительным?

A: В большинстве бизнес-контекстов да. Электронная подпись или даже официальное предложение на фирменном бланке компании, отправленное по электронной почте, обычно считается действительным и обязывающим предложением поставщика. Просто убедитесь, что в условиях вашего запроса на предложение указано, что электронная подача заявок приемлема.