Каковы четыре типа закупок? Рекомендации и отраслевые примеры
Когда вашей компании необходимо купить сырье, подписку на программное обеспечение, услуги по уборке и новое офисное здание, используете ли вы то же самое? подход к закупкам для всех из них? Если вы ответили «нет», вы уже понимаете, что разные покупки требуют разных стратегий — осознаете вы это или нет.
Понимание четырех типов закупок – это не просто академическая теория. Это основа для оптимизации ваших расходов, управления рисками и достижения реальной стратегической ценности. Давайте разберем, что на самом деле означает каждый тип и как их применять в вашей организации.
Большинство дискуссий о закупках понимают это неправильно, слишком упрощая. Вот что вам действительно нужно знать:
Прямые закупки : Делающие деньги
Это то, что входит в ваш конечный продукт или услугу. Если вы производитель, это ваше сырье. Если вы ресторан, это ваши пищевые ингредиенты. Если вы компания-разработчик программного обеспечения, именно ваша облачная инфраструктура напрямую поддерживает ваш продукт.
Вот в чем дело: прямые закупки напрямую влияют на ваш доход. Когда эти поставки прекратятся, ваше производство остановится. Вот почему оно требует стратегические отношения с поставщиками , а не только транзакционные покупки.
Косвенные закупки : Расходы по программе «Держи свет включенным»
Это все, что поддерживает работу вашего бизнеса, но не попадает в конечный продукт. Подумайте о канцелярских товарах, коммунальных услугах, оборудовании для обслуживания и подписках на программное обеспечение, такое как Slack или Microsoft Office.
Задача? Эти расходы часто фрагментированы между департаментами и не имеют прозрачности. Но вот возможность: стратегическое управление непрямыми закупками может обеспечить быстрые результаты и значительную экономию средств.
Закупка услуг: опыт, которого у вас нет в штате
Это охватывает все: от консалтинговых и маркетинговых агентств до временного персонала и специализированных подрядчиков. Большая разница? Вы покупаете знания и результаты, а не физические продукты.
Ключ с закупка услуг заключается в том, что вы управляете результатами и отношениями, а не запасами. Это требует разных контрактов, разных методов оценки и разных подходов к управлению отношениями.
Капитальные затраты (CapEx) Закупки: большие инвестиции
Это долгосрочная покупка активов — строительство нового предприятия, покупка крупного оборудования или корпоративных программных систем. Эти решения имеют многолетние финансовые последствия и обычно требуют одобрения руководства.
Что отличает CapEx? Процесс оценки длится дольше, ставки выше, и вы принимаете решения, которые повлияют на ваш бизнес на долгие годы вперед.
Теория хороша, но как она на самом деле работает в разных отраслях? Позвольте мне показать вам.
В производстве:
Прямое: сталь, пластмассовые смолы, электронные компоненты.
Косвенное: защитное оборудование, машинные смазочные материалы, материалы для заводского технического обслуживания.
Услуги: Ремонт оборудования, логистика и транспортировка, временный труд.
Капвложения: промышленные роботы, оборудование производственных линий, расширение складов.
В технологии:
Прямое: ресурсы облачных вычислений, оборудование центров обработки данных для продуктов, ориентированных на клиентов.
Косвенное: офисная мебель, программное обеспечение для повышения производительности, командные обеды.
Услуги: Подрядчики по разработке программного обеспечения, аудит кибербезопасности, агентства цифрового маркетинга.
Капитальные затраты: штаб-квартира корпорации, строительство центра обработки данных, лицензии на основные программные платформы.
В здравоохранении:
Направление: фармацевтические препараты, хирургические инструменты, медицинские имплантаты.
Косвенное: административные принадлежности, услуги по уборке, постельное белье для пациентов.
Услуги: Техническое обслуживание медицинского оборудования, временный медперсонал, ИТ-поддержка.
Капитальные затраты: аппараты МРТ, строительство больничного крыла, электронные системы медицинской документации.
Здесь решающее значение имеет закономерность: ваша отрасль определяет, какой тип закупок заслуживает наибольшего внимания и ресурсов.
Если вы работаете в небольшой организации, модель четырех типов может показаться вам подавляющей. Вот как это адаптировать:
Правило 80/20 для закупок:
Сосредоточьте 80 % своих усилий на 20 % расходов, которые могут действительно навредить вашему бизнесу, если ими неправильно управлять.
Три упрощенные категории:
Материалы для зарабатывания денег (Ваша версия прямых закупок)
Все, что напрямую влияет на вашу способность доставлять клиентам
Управляйте стратегическими отношениями с поставщиками и резервными планами
Основы бизнеса (Объединение косвенных услуг и услуг)
Все необходимое для ведения вашей деятельности
Фокус на консолидацию и эффективность
Инвестиции, меняющие правила игры (Ваши капитальные затраты)
Крупные покупки, которые будут способствовать развитию или преобразованию вашего бизнеса.
Требуйте тщательного анализа рентабельности инвестиций и участия руководства.
Я видел, как небольшие компании экономили 15-20% своих общих расходов, просто внедрив эту простую систему категоризации.
Сегодня каждое решение о закупках имеет экологические и социальные последствия. Вот как обеспечить устойчивость каждого типа закупок:
Для прямых закупок:
Спросите своих поставщиков: «Каков ваш углеродный след при производстве этих материалов?» и «Можете ли вы обеспечить прозрачность трудовой практики в вашей цепочке поставок?"
Для косвенных закупок:
Выбирайте поставщиков, которые предлагают устойчивые альтернативы, например, переработанные канцелярские товары или энергоэффективное оборудование. Небольшие изменения здесь складываются быстро.
Для закупок услуг:
Оцените потенциальных партнеров на предмет их политики многообразия, практики справедливой оплаты труда и экологических обязательств. Их ценности становятся продолжением вашего бренда.
Для Капитальные затраты:
Сделайте энергоэффективность и воздействие на окружающую среду ключевыми критериями вашей оценки. Это новое производственное оборудование должно быть оценено как по стоимости, так и по выбросам углерода.
Лучшая часть? Устойчивые закупки часто сочетается с экономией средств. Энергоэффективное оборудование обходится дешевле в эксплуатации. Этические поставщики обычно имеют лучшее удержание и качество.
Знать категории — это одно, а реализовать их — совсем другое. Вот ваша дорожная карта:
Шаг 1: Проведите Анализ расходов
Получите данные из вашей учетной системы за последние 12 месяцев. Классифицируйте каждую значительную покупку. Вероятно, вы обнаружите структуру расходов, которую никогда не замечали.
Шаг 2: Сопоставьте четыре типа
Назначьте каждую категорию расходов одному из четырех типов закупок. Уже одно это покажет, на чем необходимо сосредоточить ваше внимание.
Шаг 3. Разработайте категорийную стратегию
Прямой: фокус на взаимоотношениях с поставщиками и управлении рисками.
Косвенное: повышение эффективности и консолидации
Услуги: акцентируйте внимание на четких результатах и показателях производительности.
Капитальные затраты: внедрить тщательную оценку и анализ рентабельности инвестиций.
Шаг 4. Внедрение и усовершенствование
Сначала начните с категорий с самыми высокими расходами. Обучайте свою команду, внедряйте новые процессы и устанавливайте регулярные циклы проверки.
Вы не можете улучшить то, что не измеряете. Вот ключевые показатели для каждого типа закупок:
Ключевые показатели эффективности прямых закупок:
Уровень брака поставщиков
Своевременная доставка
Общая стоимость владения (не только цена покупки)
Ключевые показатели эффективности косвенных закупок:
Эффективность процесса (время цикла заказа на закупку)
Соответствие предпочтительным поставщикам
Экономия затрат по сравнению с предыдущими периодами
Ключевые показатели эффективности закупок услуг:
Соблюдение соглашения об уровне обслуживания (SLA)
Удовлетворенность внутренних заинтересованных сторон
Соблюдение бюджета
Ключевые показатели эффективности капитальных затрат:
Завершение проекта в срок и бюджет
Рентабельность инвестиций в сравнении с прогнозами
Коэффициент использования активов
Может показаться, что это сложно реализовать, поэтому мы создали инструменты, которые сделают это практичным.
[Загрузите бесплатный набор инструментов для классификации закупок]
Вы получите:
Шаблон анализа расходов (Excel) - Чтобы классифицировать текущие расходы
Оценочная карта оценки поставщика - Для объективного сравнения поставщиков
Оценка проверки состояния закупок - Чтобы определить свои самые большие возможности
Контрольный список реализации - Таким образом, вы не пропустите ни одного важного шага
Это те же самые инструменты, которые мы используем с нашими клиентами, чтобы помочь им построить закупочные операции мирового уровня.
Начните с одной области. Выберите категорию с самыми высокими расходами и примените соответствующую стратегию. Полученная вами информация, скорее всего, окупится за усилия в первые несколько месяцев.
Помните, цель — не совершенство, а прогресс. Каждый шаг, который вы сделаете в направлении более стратегического управления закупками, будет приносить возрастающую отдачу.
Готовы изменить свой подход к закупкам? Загрузите бесплатный набор инструментов выше или, если вам нужны персональные рекомендации, [запланируйте бесплатную консультацию с нашими экспертами по закупкам]. Мы поможем вам применить эти концепции к вашему конкретному бизнес-контексту.
1. Вопрос: Как мы поступаем с покупками, которые относятся к более чем одной категории?
A: Это обычное дело. Главное – выявить основная цель бизнеса . Например, покупка ноутбуков для ваших новых разработчиков программного обеспечения — это Прямой закупок, если они создают ваш продукт, но Косвенный если они для HR-команды. Создайте простое правило: «Какую статью прибылей и убытков поддерживают эти затраты?» Обычно это уточняет категорию.
2. Вопрос: Наша компания быстро растет. В какой момент нам следует официально разделить управление этими различными типами закупок?
A: Хорошее эмпирическое правило: когда ваши годовые расходы достигают точки, когда экономия 10% в какой-либо одной категории оправдывает выделенную должность на неполный рабочий день. Для большинства предприятий это около 5-10 миллионов долларов в год. Перед этим используйте упрощенную модель из трех категорий, но назначьте «владельца» для каждой из существующей команды.
3. Вопрос: Как нам заставить другие отделы (например, отделы маркетинга или исследования и разработки) следовать этим категориям закупок?
A: Не руководите структурой закупок. Вместо этого сотрудничайте с ними, чтобы решить их проблемы. Для отдела маркетинга рассматривайте закупки услуг как способ получения лучших результатов от своих агентств. Что касается НИОКР, рассматривайте прямые закупки как способ гарантировать, что у них никогда не закончатся критически важные материалы. Когда они видят ценность своих целей, следует принятие.
4. Вопрос: Мы некоммерческая организация. Применимы ли эти же категории к нам?
A: Совершенно верно, но фокус смещается. Вашими «прямыми» закупками могут быть материалы, связанные с программой. «КапЭкс» может стать новым зданием для коммунальных служб. Структура универсальна, но ваша стратегия для каждого типа будет зависеть от вашей миссии и требований доноров, а не от размера прибыли.
5. Вопрос: Каков самый большой риск неправильного определения этих категорий?
A: Неправильное распределение ресурсов и талантов. Наиболее распространенной ошибкой является отношение к прямым закупкам с высоким уровнем риска как к простым транзакционным косвенным закупкам. Это может привести к сбоям в цепочке поставок, которые остановят вашу деятельность. И наоборот, чрезмерное проектирование процесса непрямых закупок с низкой стоимостью создает ненужную бюрократию и замедляет работу вашей команды.
6. Вопрос: Как должны наши стратегия переговоров различаются в этих категориях?
A: Ваш подход должен существенно отличаться:
Прямой: ведите переговоры о долгосрочном партнерстве и совместном риске.
Косвенное: переговоры о оптовых скидках и эффективности.
Услуги: ведите переговоры о четких результатах, ключевых показателях эффективности и гибкости.
CapEx: ведите переговоры о поддержке жизненного цикла, гарантиях и перспективах.
7. Вопрос: Может ли один поставщик попасть в несколько категорий закупок?
A: Да, и это признак сильного стратегического партнера. Например, поставщик технологий может быть прямым поставщиком облачной инфраструктуры, поставщиком услуг по внедрению и поставщиком капитальных затрат для основной лицензии на программное обеспечение. В таких случаях управляйте отношениями целостно, но согласовывайте каждый тип расходов с соответствующей стратегией.
8. Вопрос: Как глобальные операции влияют на эту модель категоризации?
A: Категории остаются прежними, но исполнение будет отличаться в зависимости от региона. Местное законодательство, культурные нормы и зрелость рынка будут влиять на то, как вы управляете каждым типом. Универсальная глобальная стратегия часто терпит неудачу. Эта структура дает вам последовательный способ анализа и адаптации вашего подхода к каждому региону.
9. Вопрос: Какую роль должны играть технологии в управлении этими различными типами?
A: Ваш технологический стек должен поддерживать уникальный рабочий процесс каждой категории. Не заставляйте один инструмент делать все. Вы можете использовать:
Сложная S2P-платформа для Direct и CapEx.
Упрощенная и удобная система P-cards для Indirect.
Специализированный инструмент управления контрактами и тезами для услуг.
10. Вопрос: Как мы можем измерить общий успех реализации этого категоризированного подхода?
A: Помимо ключевых показателей эффективности для конкретных категорий, отслеживайте метапоказатели.:
Время цикла: принимаем ли мы решения быстрее в каждой категории?
Удовлетворенность заинтересованных сторон: довольны ли внутренние клиенты той поддержкой, которую они получают?
Избежание затрат: предотвращаем ли мы плохие покупки, а не просто снижаем цены?
Снижение рисков: стало ли у нас меньше перебоев в поставках или проблем с соблюдением требований?
Связаться с нами
Позвоните нам: +86 193 7668 8822
Электронная почта: [email protected]
Добавить: Здание B, № 2, улица Хэ Эр Эр, община Даваншань, улица Шацзин, район Баоань, Шэньчжэнь, Китай.
@Темные лошадки
EN
ar
da
nl
fr
hu
it
pl
pt
es
sv
de
cs
ga
ro
sk
tr
hi
ru
bn
