Как измерить устойчивость KPI в сфере закупок: практическое руководство

Ты знаешь, что ты должен измерять устойчивость. Ваш генеральный директор спрашивает об этом. Ваши клиенты ожидают этого. И, честно говоря, это правильно.

Но вот проблема: у вас есть список потенциальных KPI, но нет четкого представления, как превратить их в реальные цифры. Какова формула? Где вы вообще находите данные? И как начать, не растерявшись?

Звучит знакомо? Вы не одиноки.

Это руководство другое. Мы выходим за рамки теоретических списков. Мы даем вам четкое пошаговое руководство для расчета, отслеживания и составления отчетов о ваших устойчивая эффективность закупок . Давайте построим вашу стратегию измерения с нуля.

 

 

Почему большинство KPI-инициативы Провал (и как избежать ловушки)

 

Многие компании начинают с энтузиазма. Они собрали длинный список впечатляющих показателей. Затем реальность поражает.

Они понимают, что данные разбросаны по разным отделам. Формулы неясны. И они понятия не имеют, какие показатели сделать приоритетными в первую очередь. Проект застопорился, а устойчивое развитие остается «приятной» темой для разговоров.

Секрет успеха не в длинном списке. Это более разумная структура. Вам нужен структурированный подход, который растет вместе с вашей программой.

 

Простой Трехуровневая структура для ваших KPI

Подумайте о своих KPI в трех уровнях: от базового соответствия до стратегического воздействия. Это поможет вам начать с малого и расширяться.

• Уровень 1: KPI соответствия: «Следуем ли мы правилам?"

  • Это ваш фундамент. Они отслеживают соблюдение основных политик. Зачастую их легче всего измерить, и они касаются управления рисками.

  • Примеры: процент подписания Кодекса поведения поставщика, процент проверенных поставщиков с высоким уровнем риска.

• Уровень 2: KPI производительности — «Как у нас дела?"

  • После того, как ваш фундамент заложен, эти показатели покажут, насколько устойчивое развитие интегрировано в ваши повседневные операции и расходы.

  • Примеры: процент устойчивых расходов, средний показатель ESG поставщика.

• Уровень 3: Ключевые показатели эффективности: «Какую ценность мы создаем?"

  • Это стратегический уровень. Эти ключевые показатели эффективности связывают вашу закупочную деятельность с более широкими целями бизнеса и защиты окружающей среды. Они наиболее сильны в плане отчетности перед руководством.

  • Примеры: сокращение выбросов углекислого газа, использование переработанного материала.

Эта структура не позволяет вам пытаться сделать все сразу. Вы можете начать с уровня 1 и развивать его.

 

Ваша основная библиотека KPI: формулы и реальные расчеты

 

Здесь теория встречается с практикой. Давайте разберем некоторые из наиболее ценных ключевых показателей эффективности с помощью точных формул и реальных цифр.

 

 

КПЭ 1: Устойчивый процент расходов

• Что это вам говорит: Доля ваших общих расходов, соответствующая определенным вами критериям устойчивого развития.

• Формула:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Где найти данные: Ваша ERP-система или система аналитики расходов. Ваш список сертифицированных/предпочтительных поставщиков.

• Рабочий пример:

  • Допустим, ваша компания «ABC Manufacturing» в прошлом квартале потратила на закупки 1 000 000 долларов.

  • Ваши затраты на поставщиков, сертифицированных по справедливой торговле или имеющих высший рейтинг EcoVadis, составили 350 000 долларов США.

  • Ваш расчет: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • Ваш KPI: процент устойчивых расходов составляет 35%.

 

КПЭ 2: ESG-аудит поставщика Скорость завершения

• О чем это говорит: насколько эффективно вы управляете рисками в наиболее важных областях цепочки поставок.

• Формула:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Где найти данные: база данных оценки рисков вашего поставщика; записи внутреннего аудита.

• Рабочий пример:

  • Вы определили 50 поставщиков как «высокого риска» в зависимости от их отрасли и местоположения.

  • За последние 12 месяцев вы провели ESG-аудит (выездной или удаленный) для 18 из них.

  • Ваш расчет: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Ваш KPI: уровень завершения ESG-аудита вашего поставщика составляет 36%.

 

КПЭ 3: Сокращение выбросов углерода (Воздействие 3-го уровня)

• Что это вам говорит: Ощутимая экологическая выгода от ваших решений по устойчивому снабжению.

• Формула:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • Примечание. Для этого вам часто придется работать с данными LCA (оценки жизненного цикла) или такими инструментами, как EcoVadis Carbon Action Module.

• Где найти данные: Данные о выбросах конкретных поставщиков, отчеты партнеров по логистике, базы данных LCA.

• Рабочий пример:

  • В прошлом году ваша логистика производственной линии произвела 500 тонн CO2.

  • В этом году благодаря переключению на поставщика, который находится на 200 миль ближе, и использованию перевозчика с парком электромобилей, выбросы упали до 380 тонн.

  • Ваш расчет: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • Ваш KPI: вы добились сокращения выбросов CO2 на 120 тонн.

 

Ваш 3-фазный Дорожная карта реализации : От нуля до героя

 

Не пытайтесь вскипятить океан. Вот прагматичный план реализации этой идеи.

 

 

Этап 1: Фонд (первые 3 месяца)

• Цель: доказать процесс и получить быструю победу.

• Действие: выберите один или два ключевых показателя эффективности первого уровня. Кодекс поведения поставщика процент подписаний — отличное место для начала. Отслеживайте его вручную в электронной таблице. Попросите 100% ваших новых поставщиков подписать соглашение.

 

Фаза 2: Импульс (4–12 месяцы)

• Цель: Интегрировать вопросы устойчивого развития в основные решения о закупках.

• Действие: ввести один KPI уровня 2, например, «Процент устойчивых расходов». Начните использовать наш бесплатный шаблон информационной панели (ниже), чтобы визуализировать прогресс. Обучите свою команду тому, как определять «устойчивых поставщиков»."

 

Этап 3: Стратегическое воздействие (второй год и последующие годы)

• Цель: Продемонстрировать финансовую ценность и ценность бренда вашей программы.

• Действие: принять КПЭ воздействия уровня 3, например сокращение выбросов углекислого газа. Инвестируйте в специализированное программное обеспечение для получения более точных данных. Начните сообщать о своих достижениях в годовых отчетах и ​​руководству.

 

Инструменты профессии: от электронных таблиц к программному обеспечению

Для старта вам не нужен огромный бюджет.

• Электронные таблицы (Excel/Google Sheets): идеально подходят для этапа 1. Они гибкие и есть у каждого. Недостаток? Они ручные и могут запутаться.

• Инструменты бизнес-аналитики и визуализации (Power BI, Tableau): отлично подходят для этапа 2. Они подключаются к вашим данным и создают мощные автоматизированные информационные панели для отчетности.

• Специализированные платформы устойчивого развития (EcoVadis, Sievo): выбор для этапа 3. Они автоматизируют сбор данных от поставщиков, предоставляют отраслевые ориентиры и помогают рассчитывать сложные показатели, такие как углеродный след.

 

Ваш план действий и бесплатный шаблон информационной панели

 

Теперь у вас есть чертеж. Осталось только начать.

1. Определите свой первый KPI: на основе схемы выберите одну метрику уровня 1.

2. Найдите данные: поговорите с финансами или операциями. Найдите, где живут эти данные.

3. Рассчитайте свой базовый уровень: используйте приведенные выше формулы, чтобы узнать, где вы находитесь сегодня.

Чтобы сделать это невероятно простым, мы создали стартовый набор ключевых показателей эффективности закупок в области устойчивого развития.

 

Часто задаваемые вопросы: внедрение ключевых показателей эффективности устойчивого развития

 

1. Вопрос: Как мы получим внутренний бай-ин и бюджет для отслеживания этих ключевых показателей эффективности устойчивого развития?

A: Начните с разговора на языке вашего финансового директора. Не руководствуйтесь аспектом «хорошего самочувствия». Вместо этого создайте экономическое обоснование, ориентированное на снижение рисков (избежание будущих штрафов за соблюдение требований), экономию затрат (например, за счет энергоэффективных поставщиков) и рост доходов (привлекая клиентов, заботящихся об ESG). Небольшой пилотный проект с одним бизнес-подразделением может послужить мощной проверкой концепции для привлечения большего финансирования.

 

2. Вопрос: С какой самой большой проблемой обработки данных мы столкнемся и как ее преодолеть?

A: Самым большим препятствием часто являются противоречивые данные от поставщиков, особенно мелких. Вы можете преодолеть это, начав с простого. Не запрашивайте 100 точек данных. Начните с короткой обязательной анкеты для самооценки поставщика. Вы также можете использовать сторонние рейтинговые платформы (например, EcoVadis), которые уже собирают и стандартизируют эти данные, что сэкономит вам усилия.

 

3. Вопрос: Сколько ключевых показателей эффективности нам следует начать отслеживать?

A: Не поддавайтесь желанию отслеживать все. Это быстрый путь к выгоранию. Будьте предельно прагматичны. Начните с не более трех. Выберите по одному из каждого уровня обсуждаемой нами структуры. Это обеспечивает управляемость усилий и позволяет вашей команде учиться, адаптироваться и укреплять уверенность перед масштабированием.

 

4. Вопрос: Наши поставщики не решаются делиться данными об устойчивом развитии. Что мы можем сделать?

A: Прозрачность – это улица с двусторонним движением. Объяснять почему вам нужны данные и то, как они будут использоваться – не для наказания, а для сотрудничества и развития. Предложите поделиться кратким изложением результатов, чтобы помочь им улучшиться. Самое главное, сделайте это частью вашего контракта с поставщиком и процесса предварительной квалификации, чтобы это стало стандартным ожиданием, а не дополнительным запросом.

 

5. Вопрос: Как нам поступить в ситуации, когда наши ключевые показатели эффективности устойчивого развития противоречат целям экономии затрат?

A: Это классическая дилемма закупок. Главное — проанализировать Общая стоимость владения (TCO), а не только цена за единицу продукции. «Более дешевый» компонент может потреблять больше энергии, что приведет к более высоким затратам для вашего клиента. Принимайте решение с учетом долгосрочной ценности и риска. Покажите, как немного более высокие первоначальные затраты от устойчивого поставщика предотвращают будущие расходы, связанные с ущербом для репутации, привлечением ресурсов или штрафами регулирующих органов.

 

6. Вопрос: Кто в нашей организации должен «владеть» этими ключевыми показателями эффективности?

A: Устойчивое развитие не может жить изолированно. Команда по закупкам должна отвечать за сбор данных и отчетность, но они должны тесно сотрудничать с отделом устойчивого развития (если он у вас есть), финансами (для данных о расходах) и операциями (для данных о производительности). Сформируйте небольшую межфункциональную команду, чтобы обеспечить актуальность ключевых показателей эффективности и точность данных.

 

7. Вопрос: Как часто нам следует проверять эти показатели и составлять отчеты по ним?

A: Это зависит от KPI. Операционные ключевые показатели эффективности (например, процент устойчивых расходов) можно пересматривать ежемесячно или ежеквартально в ходе стандартных проверок закупок. Ключевые показатели эффективности стратегического воздействия (например, сокращение выбросов углекислого газа) обычно сообщаются руководству раз в полгода или ежегодно. Ключом к успеху является последовательность: отчитывайтесь по регулярному графику, чтобы отслеживать тенденции с течением времени.

 

8. Вопрос: Что, если в нашей отрасли нет стандартизированных показателей устойчивости?

A: У вас есть прекрасная возможность стать лидером. Начните с принятия наиболее актуальных глобальных рамок (таких как Цели устойчивого развития ООН или стандарты GRI) и адаптируйте их к вашему контексту. Сотрудничать с отраслевыми ассоциациями для разработки общих стандартов. А пока сосредоточьтесь на отслеживании собственного прогресса из года в год. Ваш внутренний ориентир – это то, что имеет наибольшее значение на начальном этапе.

 

9. Вопрос: Можем ли мы использовать эти ключевые показатели эффективности для стимулирования нашей команды по закупкам?

A: Абсолютно, но будьте осторожны. Привязка бонусов непосредственно к конкретным целевым показателям KPI может привести к непредвиденным последствиям или «игре» в системе. Лучший подход – сделать показатели устойчивого развития ключевым компонентом анализа эффективности и постановки целей. Отмечайте команды, которые демонстрируют улучшения и инновационное мышление в этой области, воспитывая культуру ответственности, а не просто выполняя определенные задачи.

 

10. Вопрос: Как мы можем гарантировать, что наша программа KPI останется актуальной и не превратится в упражнение по принципу «галочки»?

A: Запланируйте ежегодную «Проверку работоспособности KPI». Соберите свою межфункциональную команду и задайте себе вопрос: способствуют ли эти показатели правильному поведению? Получаем ли мы еще ценную информацию? Существуют ли новые риски или возможности для устойчивого развития, которые нам следует измерить? Это гарантирует, что ваша программа будет развиваться вместе с вашей стратегией и внешней средой, сохраняя ее динамичность и ценность.