Каковы 5 «П» закупок? Руководство специалиста по закупкам

Если вы искали в Интернете «5 П покупок», вы, вероятно, запутались еще больше, чем когда начали. В большинстве статей либо говорится о «4 П» маркетинга, либо вместо этого обсуждаются «5 прав» закупок.

Вот правда: система 5П в закупках фундаментально отличается от маркетинга, и при правильном понимании она становится одним из самых мощных инструментов в вашей работе. инструментарий для закупок.

Давайте раз и навсегда проясним это недоразумение.

 

 

Помимо маркетинга: почему эта концепция важна в сфере закупок

 

Классические 4 П маркетинга (Продукт, Цена, Место, Продвижение) направлены на продажи. Но в закупках мы сосредоточены на стратегических закупках. Вот почему мы адаптировали структуру, добавив важнейшую пятую букву P.: Процесс.

Подумайте об этом так: в то время как маркетинг пытается повлиять на покупателей, отдел закупок должен принимать обоснованные стратегические решения о закупках, которые влияют на вашу прибыль. Система «5 П» дает вам структурированный способ целостной оценки каждого решения о покупке.

 

Закупки 5 P в деконструированном виде

 

Продукт: это больше, чем просто характеристики

В сфере закупок «Продукт» выходит далеко за рамки базовых характеристик. Мы говорим об общем анализе требований.

Позвольте мне привести вам реальный пример. При покупке промышленного оборудования вы не просто смотрите на характеристики машины. Вам нужно рассмотреть:

• Требования к техническому обслуживанию и доступность услуг

• Совместимость с существующими системами

• Ожидаемый срок службы и данные о надежности

• Сертификаты соответствия экологическим стандартам

• Требования к обучению вашей команды

Самая большая ошибка, которую я вижу? Компании сосредотачиваются исключительно на первоначальной закупочной цене, не задумываясь о том, что произойдет, если продукт выйдет из строя через два года. Всегда думайте обо всем жизненном цикле продукта.

 

Цена: Понимание Общая стоимость владения

Именно здесь большинство людей ошибаются. Цена — это не просто цифра в счете.

Давайте разберемся, что действительно важно:

• Стоимость приобретения: Фактическая цена покупки.

• Эксплуатационные расходы: Потребление энергии, необходимые расходные материалы.

• Затраты на техническое обслуживание: контракты на обслуживание, запасные части.

• Затраты на утилизацию: экологические сборы, затраты на переработку.

• Скрытые затраты: время обучения, время простоя при установке.

Вот простое правило: если вы не рассчитываете совокупную стоимость владения (TCO), вы не совсем понимаете свои затраты.

 

 

Место: Стратегические решения по снабжению

"«Место» в закупках означает оптимизацию географии вашей цепочки поставок. Речь идет о балансе затрат и риска.

Рассмотрите эти вопросы:

• Во скольких часовых поясах находится ваш поставщик?

• Какова политическая стабильность в их регионе?

• Есть ли в вашей логистической цепочке единые точки сбоя?

• Какова стоимость хранения ваших запасов по сравнению с затратами на доставку?

Во время пандемии компании, которые диверсифицировали свою стратегию «Место», гораздо лучше пережили сбои в цепочке поставок, чем те, которые полагались на единые регионы-поставщики.

 

Процесс: механизм закупок

Именно буква «P» делает закупки уникальными. Ваши процессы определяют вашу эффективность и соответствие требованиям.

Надежный процесс закупок включает в себя:

• Стандартизированный квалификация поставщика

• Четкие рабочие процессы утверждения

• Автоматизированные системы заказов на закупку

• Регулярные обзоры производительности

• Механизмы непрерывного совершенствования

Я видел, как компании ежемесячно экономили сотни часов, просто оптимизируя процесс обработки заявок. Правильный процесс заключается не в бюрократии, а в устранении разногласий.

 

Люди: человеческий элемент

Люди — это не только ваша внутренняя команда. Этот P охватывает всех участников вашей экосистемы поставок.

Вам нужно рассмотреть:

• Отношения с поставщиками : Вы строите партнерские отношения или просто совершаете сделки?

• Внутренние заинтересованные стороны: соответствуете ли вы их реальным потребностям?

• Возможности команды: обладает ли ваша команда необходимыми навыками для современных закупок?

• Поддержка руководства: понимают ли руководители стратегическую ценность закупок?

Помните: лучшая стратегия потерпит неудачу, если ее будут реализовывать нужные люди.

 

5 П против 5 прав: выбор структуры

 

Вам может быть интересно, чем это отличается от «5 прав» закупок (должное качество, количество, цена, время, место). Вот простое различие:

Пять прав — это ваши показатели результата: они говорят вам, приняли ли вы правильное решение.
«5 П» — это ваша система принятия решений. Они помогают вам принять правильное решение в первую очередь.

Используйте 5 прав для оценки эффективности и 5 П для управления своей стратегией.

 

Применение теории на практике: практические приложения

 

Пример производства: поиск сырья

Когда помогаешь источнику клиента алюминиевые компоненты , мы применили 5 П вот так:

• Продукт: указан не только состав сплава, но также требования к качеству поверхности и стандарты сертификации.

• Цена: расчетная совокупная стоимость владения, включая процент отходов механической обработки и стоимость переработки.

• Место: выберите регионального поставщика, несмотря на более высокую цену за единицу продукции, поскольку затраты на логистику были на 40 % ниже.

• Процесс: реализована своевременная доставка с автоматическими триггерами инвентаризации.

• Люди: вовлекли техническую команду поставщика в усовершенствование конструкции, что позволило сократить отходы материалов.

Результат? Снижение общих затрат на 15 % и своевременная доставка на 99,8 %.

 

Современные 5 P: цифровые и устойчивые расширения

 

Сегодняшние закупки требуют обновления нашего мышления:

• Цифровой продукт: теперь включает функции безопасности данных и совместимость с API.

• Динамическое ценообразование: рыночное ценообразование в режиме реального времени и автоматизация контрактов.

• Виртуальное место: облачные поставщики и предоставление цифровых услуг

• Автоматизированный процесс: аналитика на базе искусственного интеллекта и блокчейн для проверки

• Сетевые люди: удаленное сотрудничество и глобальное управление командой

Кроме того, теперь мы интегрируем Соображения ESG в каждый P — от экологически чистых материалов до этических трудовых практик.

 

Ваш набор инструментов для реализации «5 П»

 

Знать теорию – это одно; применять его – это другое. Вот почему мы создали практичный набор инструментов, который вы можете использовать немедленно.

[Загрузите бесплатный набор инструментов для закупок 5 P]

Он включает в себя:

• Контрольный список решений 5 P: никогда больше не пропустите критический фактор

• Шаблон калькулятора совокупной стоимости владения — автоматизируйте расчеты общих затрат

• Оценка поставщика Система показателей: объективное сравнение поставщиков

• Дорожная карта реализации — пошаговое руководство по внедрению

 

Ваши следующие шаги

Начните с малого. Выберите одну категорию расходов и примените систему 5 P к своему следующему решению о выборе поставщиков. Вы будете удивлены, насколько яснее станут ваши возможности.

Помните, цель — не совершенство, а прогресс. Каждый раз, когда вы используете эту структуру, вы будете принимать более правильные решения и повышать ценность своей организации.

Готовы изменить свой подход к закупкам? Загрузите бесплатный набор инструментов, указанный выше, или, если вам нужны персональные рекомендации, [ запланируйте быструю консультацию с нашими экспертами по закупкам ]. Мы поможем вам применить эти принципы к вашим конкретным задачам.

 

Часто задаваемые вопросы: реализация концепции «5 П»

 

1. Вопрос: Как нам адаптировать структуру «5 П» для покупки услуг вместо физических товаров?

A: Принципы те же, но фокус смещается. Для «Продукта» четко определите объем работ и результаты. В разделе «Цена» сосредоточьтесь на ценах, основанных на стоимости, или моделях гонорара, а не на стоимости единицы продукции. «Место» означает местоположение поставщика услуг и его способность осуществлять доставку удаленно или на месте. «Процесс» предполагает управление соглашения об уровне обслуживания (SLA), а «Люди» абсолютно важны — вы покупаете их опыт и качество их команды.

 

2. Вопрос: Наша компания небольшая и не имеет специальной группы по закупкам. Эта структура слишком сложна для нас?

A: Нисколько. На самом деле, это более ценно, потому что обеспечивает структуру, которой вам может не хватать. Начните с применения этого метода к самым крупным и сложным покупкам. Вам не нужно модное программное обеспечение; Простая электронная таблица, в которой вы записываете соображения по каждому из 5 пунктов, значительно улучшит процесс принятия решений и предотвратит дорогостоящие упущения.

 

3. Вопрос: Какую самую распространенную ошибку допускают компании при первом использовании 5P?

A: Они рассматривают П как контрольный список, а не как взаимосвязанную систему. Самая большая ошибка — слишком сильно сосредоточиться на «Цене» в отдельности. Например, более дешевый «Продукт» может разрушить ваш «Процесс» постоянными сбоями и потребовать больше «Людей» для управления. Всегда анализируйте, как решение в одном P влияет на остальные четыре.

 

4. Вопрос: Как мы поступим в ситуации, когда наши внутренние заинтересованные стороны решительно отдают предпочтение поставщику, который имеет низкую оценку по шкале 5 P?

A: Используйте структуру, чтобы обезличить разговор. Не говорите просто: «Мне не нравится этот поставщик». Вместо этого представьте данные. Покажите им, используя систему показателей 5 P, где у предпочтительного поставщика есть слабые стороны (например, более высокая совокупная стоимость владения, более рискованное «Место», более слабые «Процессы») и совместно обсудите, приемлемы ли эти риски. Это превращает субъективный аргумент в объективную деловую дискуссию.

 

5. Вопрос: Можем ли мы использовать 5 P для оценки наших существующих поставщиков, а не только новых?

A: Совершенно верно, и вам следует это сделать! Проводить ежегодный или двухгодичный обзор 5 P с ключевыми действующими поставщиками. Это помогает определить области для улучшения отношений. Возможно, их «Продукт» все еще хорош, но их «Процесс» выставления счетов вызывает огорчение вашей бухгалтерской команды. Этот обзор становится основой для конструктивного стратегического анализа бизнеса.

 

6. Вопрос: Сколько времени обычно требуется, чтобы увидеть ощутимую окупаемость инвестиций после внедрения этой структуры?

A: Вы можете увидеть немедленные выгоды в самом первом проекте по поиску поставщиков, к которому вы примените его, избежав неправильного решения. Для более широкой и измеримой финансовой рентабельности инвестиций (например, снижения затрат или меньшего количества сбоев по вине поставщиков) большинство организаций видят явный эффект в течение 6–12 месяцев, когда структура внедряется в вашу культуру.

 

7. Вопрос: Что, если поставщик превосходен по 4 П, но слаб по одному? Должны ли мы автоматически дисквалифицировать их?

A: Редко. Целью является сбалансированное принятие решений, а не совершенство. Главное – понять контекст слабости. Если поставщик слаб в «Месте» (например, он находится далеко), можете ли вы смягчить это с помощью лучшего запаса в «Процессе»? Если они слабы в «Людях», можете ли вы помочь с этой проблемой обучения? Используйте эту структуру для выявления рисков, а не только для устранения поставщиков.

 

8. Вопрос: Как эта структура интегрируется с нашим существующим программным обеспечением ERP или закупок?

A: Думайте о «5 П» как о стратегическом уровне, который определяет, как вы используете свои инструменты. Ваше программное обеспечение управляет данными; структура помогает вам интерпретировать его. Вы можете создавать настраиваемые поля в профилях поставщиков, чтобы фиксировать баллы 5 P, или использовать категории для структурирования документов запроса предложений и критериев оценки в системе.

 

9. Вопрос: Кто из нашей компании должен заниматься начислением баллов «Люди» П?

A: Не позволяйте закупкам решать только это. «Людей» должны оценивать все, кто с ними взаимодействует. Сюда входит техническая команда, которая проверяет их опыт, менеджер по работе с клиентами, который занимается отношениями, и финансовая команда, которая занимается их контактами по выставлению счетов. Обязателен обзор на 360 градусов.

 

10. Вопрос: У нас сжатые сроки. Можно ли пропустить часть анализа 5 П, чтобы двигаться быстрее?

A: Спешный процесс часто приводит к дорогостоящим переделкам. Вместо пропуска сделайте «облегченную» версию. Потратьте 30 минут на быструю, высокоуровневую оценку всех 5 P. Зачастую этого бывает достаточно, чтобы выявить серьезные тревожные сигналы. Лучше сделать быстрый обзор всех пяти, чем глубоко погружаться только в один или два. Сила фреймворка – в связях между буквами «П».