Что покупают KPI? | Ultimate Guide с примерами и метриками

​Если ваша команда закупок по -прежнему измеряется исключительно при экономии средств, вы не просто летете слепым - вы оставляете огромную ценность на столе. Для современных лидеров закупок функция радикально развивалась от тактического центра затрат до стратегического драйвера. Но вы не можете управлять тем, что не измеряете.

Итак, что покупают KPI? Покупка ключевых показателей эффективности (KPI) представляют собой набор количественных показателей, используемых для оценки и мониторинга эффективности, эффективности и стратегического выравнивания деятельности организации по закупкам. Они переводят сложные операции закупок в четкие, основанные на данных понимание, позволяющие лидерам оптимизировать расходы, снижать риск поставщика, обеспечить качество и явно внести свой вклад в переизменные цели.

Это окончательное руководство выходит за рамки основных определений. Мы рассмотрим комплексную структуру KPI закупок, иллюстрируем, как их реализовать с помощью реальных примеров, и покажем, как использовать их для позиционирования функции закупок в качестве основного стратегического актива.

 

 

​Почему KPI закупок - ваша стратегическая северная звезда

​

Понимание «что» бесполезно без «почему». Реализация надежной структуры KPI не связана с микроуправлением; Речь идет о расширении прав и возможностей и стратегическом выравнивании.

​От реактивного до упреждающего управления: KPI предоставляют сигналы на раннем этапе. Внезапное падение в поставленном уровне поставщика или всплеск качества отклонения позволяет вам решать проблемы, прежде чем они увеличатся до дорогостоящих Разрушения цепочки поставок.

​Принятие решений, управляемых данными: ощущение интуиции не имеет места в современных закупках. KPI замените интуицию на твердые данные, укрепляя вашу позицию в поставщик Переговоры, обоснование инвестиций в новые технологии и руководящие решения по стратегическим источникам.

​Улучшенная подотчетность и производительность: четкие метрики устанавливают однозначные ожидания как для вашей внутренней команды, так и для ваших внешних поставщиков. Это способствует культуре постоянного улучшения и совершенства производительности.

​Демонстрация стоимости закупок: осязаемые данные KPI-ваш самый мощный инструмент для передачи вклада закупок в C-suite. Выход за рамки «сэкономленных», чтобы показать ваше влияние на снижение риска, инновации и операционную эффективность, обеспечивает ваше место в стратегической таблице.

 

Архитекция успеха: как установить Приобретение КПП

​

Кладбище неудачных стратегий закупок усеяно командами, которые измеряли все, но ничего не достигли. Цель состоит не в том, чтобы отслеживать каждую возможную метрику, а отслеживать Правильные.

 

​1. Соединить с бизнес -целями:​​

Ваши KPI должны быть зеркалом стратегии вашей компании. Если корпоративной целью является расширение рынка, ваши KPI должны сосредоточиться на возможностях поставщика, сроках срока и инновациях. Если целью является оперативная устойчивость, определяйте приоритет управления рисками поставщиков и диверсификации. Это гарантирует, что закупки не являются изолированной функцией, а неотъемлемой драйвером успеха бизнеса.

 

​2. Примените интеллектуальную структуру:​​

Каждый KPI, который вы принимаете

​Специфическое: нацеливаться на точную область (например, «сократить время выполнения поставщика», а не «улучшать поставщиков»).

​Измеримый: количественно оценить результат с помощью формулы.

​Достижимо: установить амбициозные, но реалистичные цели.

​Соответственно: непосредственно связан со стратегической целью.

​Заключенное время: установите четкий срок для достижения.

 

​3. Избегайте перегрузки KPI:​​

Начните с целенаправленного набора 5-8 действительно стратегических KPI. Приборная панель, загроможденная десятками метрик, разбавляет фокус и скрывает то, что действительно важно. Вы можете расширить позже по мере роста зрелости ваших данных.

 

Библиотека закупок KPI: стратегическая классификация​

Чтобы эффективно управлять производительностью, вы должны измерять по нескольким измерениям. Вот классифицированная разбивка основных KPI закупок, в комплекте с формулами и стратегическим контекстом.

 

​Категория 1: Стоимость и экономия KPI​

Фокус: прямое финансовое воздействие и захват стоимости.

 

КПИ	Формула и пример	Стратегическое понимание
​Экономия стоимости​	(Old Price - New Price) x Quantity	Отслеживает осязаемую «жесткую экономию» от переговоров, консолидации и стратегического источника. ​ Пример:​ ​ "Достичь 7% снижения затрат на прямые материалы, потраченные в H2."
​Избегание затрат​	Value of Avoided Price Increase	Измеряют «мягкие сбережения» путем предотвращения инфляции в будущем. ​ Пример:​ ​ "Договорив 3-летний контракт с фиксированной ценой, мы избежали прогнозируемого увеличения рыночной цены на 12%."
​Закупки ROI​	(Annual Cost Savings + Cost Avoidance - Annual Operating Cost) / Annual Operating Cost	Конечная мера эффективности функции закупок. Соотношение 5: 1 или выше указывает на высокоэффективную команду.

 

​Категория 2: KPI производительности поставщика​

Фокус: качество, надежность и ценность партнерства.

 

КПИ	Формула и пример	Стратегическое понимание
​Скорость дефекта поставщика​	(Number of Defective Units / Total Units Received) x 100%	Прямая мера входящего качества. Рост ставок сигнализирует о производственных проблемах у поставщика и рискует качеством вашего продукта.
​Временная ставка доставки (OTD)​	(Number of On-Time Deliveries / Total Deliveries) x 100%	Критическая для бережливого производства и управления запасами. Задержка останавливает производство и увеличивает затраты на безопасные запасы.
​Доступность поставщика​	(Number of Times Item was Available / Total Order Requests) x 100%	Оценивает способность поставщика реагировать на чрезвычайные ситуации или потребности в росте, ключевой показатель устойчивости.

 

​Категория 3: эксплуатационная эффективность KPI​

Фокус: внутреннее совершенство процесса и ловкость.

 

КПИ	Формула и пример	Стратегическое понимание
​Время цикла заказа на покупку​	Average Time from Requisition to PO Approval	Измеряет эффективность ваших внутренних рабочих процессов. Длительное время цикла задерживает проекты и может заставить индивидуальных расходов.
​Коэффициент экстренной покупки​	(Value of Emergency Purchases / Total Procurement Spend) x 100%	Индикатор плохого планирования и прогнозирования. Высокий процент указывает на неконтролируемые индивидуальные расходы и более высокие затраты.
​Расходы под руководством (сумма)​​	(Managed Spend / Total Addressable Spend) x 100%	Возможно, самый критический целостный KPI. Он измеряет степень вашего контроля над полными расходами. Низкая сумма означает высокие индивидуальные расходы и упущенные возможности сбережений.

 

​Категория 4: Соответствие и риски KPI​

Фокус: смягчение экспозиции и обеспечение приверженности.

 

КПИ	Формула и пример	Стратегическое понимание
​Ставка соответствия контракта​	(Spend in Compliance with Contract Terms / Total Spend with Contracted Suppliers) x 100%	Если вы договориться о больших условиях Но никто их не использует, вы ничего не спасаете. Это измеряет эффективность вашего контрактного развертывания и управления.
​Количество поставщиков с одним источником​	Count of Suppliers who are the sole source for a category	Определяет критические риски зависимости. Высокое число требует стратегии смягчения (например, двойного источника, защитного запаса).

 

​Категория 5: Передовые и ESG KPI​

Фокус: устойчивое и этическое создание ценности.

 

КПИ	Пример	Стратегическое понимание
​Разнообразие разнообразия поставщиков​	(Spend with Diverse-Owned Businesses / Total Spend) x 100%	Приводит инновации, отражает социальные ценности и часто может обеспечить более устойчивую и конкурентоспособную базу поставок.
​Коэффициент соответствия ESG​	% of Strategic Suppliers that have completed a sustainability self-assessment	Снижает репутационный риск и будучи будущей защитой от вашей цепочки поставок против ужесточения экологических норм.

 

​От данных к действию: 4-ступенчатая структура для реализации

​

​Шаг 1: Консолидация данных​

Вы не можете измерить то, что не видите. Интегрируйте данные из ваших ERP, систем P2P, порталов поставщиков и даже счетов в один источник истины. Ручное отслеживание Excel подвержено ошибке и не масштабируемо. Инвестируйте в специальную платформу аналитики закупок или управления расходами (например, Sievo, Precoro) для автоматической агрегации данных.

 

​Шаг 2: Визуализация и панель инструментов​

Преобразовать необработанные данные в понимание. Используйте панели мониторинга (в Power BI, Tableau или ваше программное обеспечение для закупок), чтобы создать представление о ваших основных KPI в режиме реального времени. Это допускает немедленное определение тенденций и обнаружение аномалий.

 

​Шаг 3: Установите обзор ритм​

Данные без обсуждения бесполезны. Институт обязательные ежемесячные операционные обзоры с вашей командой и ежеквартальные стратегические обзоры с ключевыми заинтересованными сторонами. Не сообщайте о цифрах; Спросите "Почему?" За каждым значительным изменением.

 

​Шаг 4: Закройте петлю обратной связи​

Используйте свои KPI Insights, чтобы управлять действиями. Празднуют поставщиков, которые преуспевают и сотрудничают с теми, кто не работает, чтобы создать корректирующие планы действий. Внутренне используйте данные для уточнения процессов, обновления политик и обучения персонала.

 

​Подводные камни, которых следует избегать: просмотр профессионала

​

​Метрики тщеславия: избегайте метрик, которые хорошо выглядят на бумаге, но не управляют решениями (например, количество обработанных POS). Каждый KPI должен иметь четкий владелец и определенное действие, прикрепленное к нему.

​Отсутствие контекста: число в изоляции бессмысленно. 95% OTD -ставка хороша, но если эталонный эталон отрасли составляет 98%, это проблема. Всегда сравните с прошлыми показателями, отраслевыми стандартами и заявленными целями.

​Использование KPI в качестве оружия: цель - улучшение, а не наказание. Создайте среду без вины, в которой данные используются для диагностики коренных причин и совместного поиска решений с вашей командой и поставщиками.

 

​Заключение: преобразовать функцию закупок​

Покупка KPI - это язык современных стратегических закупок. Это мост между тактическим исполнением и руководством, основанным на стоимости. Выходя за рамки упрощенных показателей затрат и приняв сбалансированный, Стратегическая система показателей Вы даете возможность своей команде не только сэкономить деньги, но и внедрить инновации, создавать устойчивые цепочки поставок и однозначно доказывать незаменимую роль закупок в достижении корпоративных целей.

Перестань летать слепым. Начните измерять то, что важно.

 

Часто задаваемые вопросы (часто задаваемые вопросы)​

​

​Q1: Как часто мы должны пересматривать и потенциально менять наши KPI закупок?​​

​A: Проведите официальный обзор вашей структуры KPI, по крайней мере, ежегодно. Тем не менее, будьте готовы адаптироваться раньше, если ваша компания претерпевает значительный стратегический сдвиг, такой как вывод новых рынков, основное слияние или поглощение или изменение основных продуктов. Ваши KPI всегда должны отражать текущие бизнес -цели.

 

​Q2: Какое самое большое препятствие при первой реализации системы KPI и как мы можем ее преодолеть?​​

​A: Наиболее распространенным препятствием является фрагментация данных. Данные по расходам и поставщикам часто эливают в разных отделениях (ИТ, маркетинг, операции) в различных форматах. Чтобы преодолеть это, начните с одной категории с высокой воздействием, где данные относительно доступны. Используйте это в качестве пилотного проекта, чтобы продемонстрировать ценность и создать случай для централизованного инструмента аналитики закупок.

 

​Q3: Как мы получаем вклад в другие отделы, которые устойчивы к измерению в новых KPI?​​

​A: Рамки KPI как инструмент для расширения прав и возможностей, а не контроля. Покажите отделы, как данные могут помочь их : Маркетинг может доказать рентабельность инвестиций в их расходы на программное обеспечение, операции могут гарантировать поставки для своих проектов. Привлечь их в процесс постановки целей, чтобы обеспечить отношение KPI для их успеха, что делает их сотрудниками, а не субъектами измерений.

 

​Q4: Существуют ли отраслевые KPI, которые производственные компании должны расставлять приоритеты над другими?​​

​A: Абсолютно. В то время как показатели затрат универсальны, производители должны уделять особое внимание дисперсии времени выполнения поставщика и идеального выполнения заказа. Стабильность времени заказа имеет решающее значение для методов Lean Inventory, таких как JIT (JUT-In-Time), и измерение процента заказов, которые поступают вовремя, в полном объеме, неповрежденной и с правильной документацией, непосредственно влияющей на эффективность производственной линии.

 

​Q5: Для малого бизнеса с ограниченными ресурсами, с каких 3 KPI они должны начать?​​

​A: Сосредоточьтесь на основе: (1) расходы в соответствии с руководством ( % от общих расходов, которые вы активно контролируете), (2) Средняя точность платежа (вы платите в соответствии с согласованными условиями, чтобы избежать сборов или пропущенных скидок?) И (3) риск концентрации поставщика (каковы ваши расходы с вашими 3 лучшими поставщиками?). Эти три обеспечивают максимальное понимание минимальных усилий по отслеживанию.

 

​Q6: Как мы можем эффективно измерить «мягкие» преимущества закупок, такие как инновации или снижение риска?​​

​A: Используйте качественные KPI для количественной оценки этих областей. Что касается инноваций, то трековые метрики, такие как «количество новых идей или улучшений процессов, полученных от поставщиков в год». Для риска измеряйте «процент критических поставщиков с завершенными и актуальными оценками риска». Это превращает абстрактные концепции в отслеживаемые, управляемые метрики.

 

​Q7: наши показатели производительности поставщика игнорируются. Как мы можем сделать их более действенными?​​

​A: Перейдите из таковой карты к инструменту сотрудничества. Вместо того, чтобы просто отправлять показатель, назначить ежеквартальный бизнес -обзор (QBR) со стратегическими поставщиками. Используйте данные KPI в качестве повестки дня для обсуждения коренных причин проблем и планов улучшения совместного создания. Это трансформирует динамику от карательной в ориентированную на партнерские отношения, ведущие реальные изменения.

 

​Q8: Что такое обычная ошибка KPI, которую совершают даже зрелые команды закупок?​​

​A: Общая ошибка фокусируется только на отставании индикаторов (например, достигнутая экономия затрат). Ведущие индикаторы являются прогнозирующими. Например, отслеживание «количества событий, проводимых до истечения срока действия контракта», является ведущим показателем, который активно предотвращает индивидуальные расходы и обеспечивает будущие сбережения. Сбалансируйте свою приборную панель с обоими типами.

 

​Q9: Как мы должны справиться с ситуацией, когда KPI предполагает, что поставщик терпит неудачу, но наш качественный опыт положительный?​​

​A: Данные - это сигнал, а не приговор. Используйте его, чтобы начать разговор. Представьте данные KPI своему поставщику и попросите их перспективы. Может быть веская причина (одноразовое событие, ошибка данных на вашем конце), о которой вы не знали. Этот подход уважительна и часто раскрывает более глубокие операционные понимания, которые могут пропустить чистые данные.

 

​Q10: Есть ли KPI для измерения эффективности самой команды закупок?​​

​A: Да, рассмотрите возможность отслеживания времени цикла поиска - среднее количество дней с момента выявления необходимости подписания контракта. Время сокращения цикла указывает на улучшение внутренних процессов, лучшее управление заинтересованными сторонами и более эффективные переговоры, показывая, что команда работает умнее, а не только сложнее.