Окончательное руководство по RFQS в закупках: процесс

Вы знаете борьбу. Получение четких, сопоставимых цитат от поставщиков не должно чувствовать себя как тянуть зубы. Тем не менее, расплывчатые запросы приводят к запутанным предложениям, сравнению яблок с оранями и пропущенных сбережений. Весь процесс поиска источника склоняется.

Что если у вас была четкая, профессиональная система, чтобы прорезать шум? Эта система является запросом для цитаты (RFQ). Это не просто еще одна аббревиатура закупок. Это ваш самый мощный инструмент для стратегической, экономически эффективной покупки стандартизированных товаров.

Это руководство - ваш мастер -класс. Мы выйдем за пределы основных определений в подробную, профессиональную пьесу. Вы узнаете точный процесс RFQ, как он отличается от других запросов, и уйдете с бесплатным загружаемым шаблоном для немедленного реализации.

 

​Что такое RFQ? Стратегический краеугольный камень закупок, управляемых затратами

​

RFQ не является случайной проверкой цен. Это официальный, конкурентный документ, используемый для приглашения выбранных поставщиков на подачу заявки на цену на конкретные, четко определенные товары или услуги. Ключ здесь специфичность.

Подумайте об этом так: вы не спрашиваете: «Сколько за компьютер?» Вы заявляете: «Мне нужно приобрести 100 единиц ноутбука модели X, с 16 ГБ оперативной памяти и 512 ГБ SSD, для доставки на наш склад до 30 июня. Представьте свою лучшую цену брелка."

Основной целью является сравнительный анализ затрат на основе фактов. Он устраняет неоднозначность и заставляет поставщиков конкурировать за цену и основные коммерческие термины за известное количество и качество. Это также известно как приглашение на предложение (ITB) или приглашение на тендер.

 

​Когда его использование является наиболее мощным:​​

​Большой объем, низкие предметы: стандартные детали, сырье, офисные принадлежности.

​Ясные, однозначные спецификации: точная марка, модель, технический стандарт или план известны.

​Цена как основной драйвер: основным критерием принятия решений является общая стоимость земли.

​Постоянные потребности: вы устанавливаете контракты на повторяющиеся покупки.

 

​RFQ против RFP против RFI: выбор правильного инструмента для работы​

Использование RFQ, когда вам понадобится RFP, похоже на использование молотка, чтобы привинчивать лампочку. Профессионалы знают разницу. Эта таблица - ваша шпаргалка.

 

	​RFI (запрос на информацию)​​	​RFQ (запрос на цитату)​​	​RFP (запрос на предложение)​​
​Цель​	Чтобы собрать рыночную информацию и ветеринарные возможности поставщиков.	​Чтобы получить твердую цену для четко определенного товара или услуги.​​	Запрашивать инновационные решения сложной бизнес -проблемы.
​Вопрос задается​	"Что вы можете сделать?"	​​"Сколько это будет стоить?"​​	"Как бы вы это сделали и за какую стоимость?"
​Уровень спецификации​	Низкий. Исследовательский.	​Очень высоко. Точный и не подлежащий обсуждению.​​	Переменная. Результат определяется, но решение открыто.
​Ключевые критерии оценки​	Компетенция, опыт и общая подгонка поставщика.	​Цена, Условия оплаты, график доставки.​​	Технический подход, добавление стоимости, экспертиза команды, общая стоимость владения.
​Лучше всего использовать, когда​	Исследование нового рынка или создание шорт -листа поставщика.	​Закупка товаров или стандартных товаров, где требования являются фиксированными.​​	Поиск сложных услуг, таких как разработка программного обеспечения, маркетинговые кампании или консультации.

 

​Правило профессионала: используйте RFQ, когда ваши требования будут установлены в камне, и вы ведете переговоры о стоимости и условиях. Если сами требования нуждаются в решении, вам нужен запрос предложений.

 

​Процесс RFQ: 6-ступенчатый план успеха​

Беспокойный процесс RFQ дает грязные результаты. Дисциплина и ясность - это все. Следуйте этой профессиональной шестиступенчатой ​​структуре.

 

​Шаг 1: Тщательная подготовка и составление документов​

Это самый важный шаг. Спешник здесь гарантирует проблемы позже.

• ​Внутреннее выравнивание:​ ​ Сотрудничать со всеми заинтересованными сторонами (инженерные, финансы, логистика), чтобы завершить и согласовать каждое техническое и коммерческое требование. Нет исключений.

• ​Создать документ RFQ:​ ​ Это должно включать:

• ​Подробные спецификации:​ ​ Номера деталей, технические листы, чертежи, требования к образцу.
• ​Коммерческие термины:​ ​ Количество, место доставки (Incoterms), желаемые условия оплаты, продолжительность договора.
• ​Методология оценки:​ ​ Ясно укажите, как будет присуждена ставка (например, самая низкая предложение).
• ​Формат подачи:​ ​ Обязайте использование шаблона ценообразования для удобного сравнения.

​Шаг 2: Куратор совокупного списка поставщика​

RFQ, как правило, отправляется в предварительно проверенный пул поставщиков.

• ​Качество по количеству:​ ​ Речь идет не о отправке его 100 поставщикам. Речь идет о отправке 5-10 высококвалифицированных поставщиков, которые были предварительно квалифицированы для качества, финансовой стабильности и надежности.

• ​Новая кровь:​ ​ Периодически вводить новых потенциальных поставщиков в процесс для обеспечения конкурентного напряжения.

​Шаг 3: Управление распределением и разъяснением​

• ​Формальное выпуск:​ ​ Отправьте пакет RFQ одновременно на всех поставщиков в шорт -листе с четким, твердым сроком.

• ​Устроенный канал вопросов и ответов:​ ​ Установите единую точку контакта и официальное окно для поставщиков, чтобы задать вопросы разъяснения.

• ​Прозрачность является ключевой:​ ​ Любой вопрос, заданный одним поставщиком, наряду с его ответом, должен быть анонимизирован и распределен по все Участвующие участники торгов. Это обеспечивает совершенно ровное игровое поле.

​Шаг 4: Получение, открытие и анализ​

• ​Конфиденциальность и дисциплина:​ ​ Все предложения должны быть надежно и нераскрыты до тех пор, пока не пройдет указанный крайний срок. Нет исключений.

• ​Систематическое сравнение:​ ​ Используйте свой стандартизированный шаблон, чтобы сравнить линию ставок. Посмотрите за пределы цены; Проанализируйте разбивки затрат, условия оплаты и даты доставки.

​Шаг 5: присуждение договора и переговоров​

• ​Определите лидера:​ ​ Выберите ставку, которая наилучшим образом соответствует всем обязательным требованиям и предлагает наиболее выгодную цену.

• ​Разъяснение и окончательные переговоры:​ ​ Это не повторный бид. Взаимодействуйте с лучшим участником участника, чтобы прояснить любые незначительные баллы и потенциально договориться о окончательных условиях, прежде чем заключить контракт через официальный заказ на поставку (PO).

​Шаг 6: Разрушение и управление отношениями​

• ​Уведомить неудачных участников:​ ​ Сообщите им быстро и профессионально. Спасибо за их время. Это поддерживает прочные отношения для будущих возможностей.

• ​Внутренний разбор:​ ​ Документируйте процесс: количество полученных заявок, возникшие проблемы и достигнутые окончательные сбережения. Это создает институциональные знания для следующего раунда.

---

​Шаблон RFQ: ваш ключ к эффективному сравнению​

Профессионал не просит цитаты в электронном письме. Они обеспечивают структурированный шаблон. Это не подлежит обсуждению для эффективности.

Мы создали профессиональный шаблон ценообразования RFQ в Excel, чтобы вы могли использовать немедленно. Это заставляет поставщиков разрушать свои затраты и позволяет мгновенно сравнивать предложения.

​​[>> Загрузите бесплатный шаблон RFQ Excel здесь <<]​​

​Что делает его эффективным:​​

• ​Стандартизированный формат:​ ​ Каждый поставщик цитирует в одной и той же макете.

• ​Разбивка линии:​ ​ Предотвращает скрытые затраты, требуя затрат для каждого компонента.

• ​Общая стоимость фокуса:​ ​ Включает поля для единичной стоимости, объемных скидок, доставки и общей стоимости.

• ​Условия и условия:​ ​ Занимает все ключевые коммерческие данные в одном месте.

Предварительный просмотр структурированного шаблона RFQ для четкого сравнения поставщиков.

---

​Лучшие практики, преимущества и критические ловушки​

​Когда развязать RFQ:​​

• Вы покупаете ​ стандартный или каталог.

• ​Точные спецификации ​ известны и не изменятся.

• А ​ количество известно ​ и достаточно значительный, чтобы гарантировать официальную ставку.

• Ваша база поставщика ​ Предварительно квалифицирован ​ для качества и надежности.

​Неоспоримые преимущества:​​

• ​Экономия стоимости:​ ​ Создает прямую цену конкуренции среди поставщиков.

• ​Эффективность и скорость:​ ​ Структурированный процесс быстрее, чем ведет переговоры индивидуально.

• ​Прозрачность и справедливость:​ ​ Объективный процесс, который легко проверять и защищать.

• ​Стандартизация:​ ​ Гарантирует, что вы получаете именно то, о чем вы просите.

​Предостережение профессионала (ловушки, чтобы избежать):​​

• ​«Ловушка с низким мячом»:​ ​ Награждение на основе цены только поставщику, который не способен доставить, может быть катастрофическим. Качественная предварительная квалификация-это ваш щит.

• ​Инновации подавлены:​ ​ RFQ не требует новых идей. Вы получаете именно то, о чем вы просите, больше ничего.

• ​Соблазн «разделенного порядка»:​ ​ Распространенной неэтичной практикой является разбивание большого, сложного проекта на более мелкие части, чтобы использовать RFQ и избежать более строгого процесса RFP. Это приводит к плохой координации и большему общему риску.

• ​Рыночная изоляция:​ ​ Исключительно использование закрытого списка существующих поставщиков может привести к тому, что вы пропустите новых, более инновационных или более дешевых поставщиков.

​Заключение: овладение основными принципами​

RFQ - это рабочая лошадка стратегических закупок. Это не просто документ, а дисциплинированный процесс, предназначенный для использования вашей покупательной способности и обеспечения наилучшей возможной стоимости для стандартизированных товаров. Его сила заключается в его ясности, структуре и безжалостно -объективной фокусировке на стоимости.

Освоение, это не является обязательным для профессионалов закупок; это важно. Он создает основу финансовой дисциплины, управления поставщиками и целостности процесса, которая приносит дивиденды при каждой покупке.

 

Часто задаваемые вопросы (часто задаваемые вопросы)​​

​Q1: Является ли представленная цитата в ответ на наше RFQ юридически обязательным предложением?​​

​A:​ ​ Обычно да. Правильно представленная цитата, как правило, считается обязательным предложением о предоставлении товаров или услуг по указанной цене. Тем не менее, он преобразуется в официальный контракт только тогда, когда покупатель издает заказ на покупку (PO) на основе этой цитаты, и поставщик принимает ее. Условия и условия в вашем предложении имеют решающее значение для управления этим процессом.

​Q2: Как мы обрабатываем RFQ, если есть только один квалифицированный поставщик для специализированной части?​​

​A:​ ​ Это сценарий закупок «единственного источника». RFQ по -прежнему ценен. Официально он документирует переговоры о стоимости, обеспечивает согласованные коммерческие условия (доставка, оплата) и предоставляет бумажный след для внутренних аудитов. Вы будете вести переговоры напрямую с единственным поставщиком, но все равно формализуете соглашение в рамках процесса RFQ и PO.

​Q3: Может ли поставщик изменить свою цитату после отправки, но до крайнего срока?​​

​A:​ ​ Да, большинство систем электронного спроса позволяют поставщикам вносить изменения в свои ставки до времени закрытия. Это стандартная практика, позволяющая поправкам или обновлениям затрат в последнюю минуту. Как только крайний срок проходит, ставка обычно заблокирована и не может быть изменена.

​Q4: Как лучше всего справиться с ошибкой ценообразования в выигрышной заявке (например, очевидное просчет)?​​

​A:​ ​ Это чувствительная ситуация. Профессиональный подход состоит в том, чтобы связаться с поставщиком, указать на предполагаемую ошибку и позволить им подтвердить или отозвать свою ставку. Присвоение контракта на основе известной ошибки может привести к спорным и дисфункциональным отношениям поставщика. Ваши термины RFQ должны включать пункт о том, как обрабатываются математические ошибки.

​Q5: Мы получили предложение значительно ниже, чем другие. Это автоматическая победа?​​

​A:​ ​ Не автоматически. Радикально низкая ставка может быть красным флагом. Это может указывать на неправильное понимание поставщика требований, предлагает некачественные материалы, допустил критическую ошибку или участвует в торгах с низким уровнем мяча, чтобы выиграть бизнес с планами повышения цен позже. Это требует тщательного процесса квалификации и разъяснения перед наградой.

​Q6: Насколько конкретны мы должны быть о критериях оценки в RFQ?​​

​A:​ ​ Быть прозрачным. Хотя цена является ключевым, указывается, если будут рассмотрены другие факторы, такие как скорость доставки, длина гарантии или гибкость платежа. Даже взвешивание этих вторичных факторов (например, «Цена 80%, дата доставки 20%») является наилучшей практикой. Прозрачность снижает споры и гарантирует, что поставщики знают, для чего оптимизировать.

​Q7: Этическое использование самой низкой представленной цитаты для ведения переговоров с нашим предпочтительным (но более дорогим) поставщиком?​​

​A:​ ​ Это считается весьма неэтичным, если выполнены после закрытия заявок. Это подрывает конкурентный процесс и может повредить вашей репутации. Если у вас есть предпочтительный поставщик, договоритесь с ними до Выпуск окончательного RFQ. Сам процесс торгов должен быть справедливой и честной конкуренцией.

​Q8: Что произойдет, если поставщики не соответствуют нашим указанным требованиям в своих цитатах?​​

​A:​ ​ У вас есть два основных варианта: 1) Переиздание RFQ с помощью разъясненных или потенциально расслабленных спецификаций, или 2) вступить в переговоры с ближайшим совместимым участником, чтобы увидеть, можно ли найти решение. Вы не обязаны заключать контракт, если заявка не соответствует обязательным требованиям.

​Q9: Помимо Excel, какие инструменты используют профессионалы для управления процессом RFQ?​​

​A:​ ​ Более крупные организации используют выделенные ​ электронный запас ​ или ​ Электронный протокол ​ Платформы (например, SAP Ariba, Coupa, Fairmarkit). Эти системы автоматизируют весь процесс: распределение документов, размещение защищенного портала вопросов и ответов, проведение обратных аукционов и предоставление аналитических инструментов для анализа предложений, при этом обеспечивая соответствие аудита.

​Q10: Как мы можем предотвратить «покупки в предложениях» - используя наши цитаты, чтобы получить лучшую сделку в другом месте?​​

​A:​ ​ Это риск при работе с агентами или дистрибьюторами. Лучшее смягчение - включить сильную конфиденциальность и ​ ​"Беспорядки "положения ​ в ваших условиях RFQ. Создание долгосрочных, надежных отношений с поставщиками уровня 1 также минимизирует этот риск.

​Q11: Должны ли мы предоставить обратную связь с неудачными поставщиками, которые просят об этом?​​

​A:​ ​ Абсолютно. Предоставление конструктивной общей обратной связи является отличительной чертой профессиональных закупок. Это помогает поставщикам понять ваше решение и улучшить их будущие предложения. Держите его на высоком уровне-eg, «ваши цены неконкурентовывались на основных предметах подразделения» или «конкурент предложил более выгодные условия оплаты». Избегайте обмена конкретными данными конкурентов.

​Q12: Можно ли использовать RFQ для услуг, или это только для товаров?​​

​A:​ ​ Его можно использовать для стандартизированных, повторяющихся сервисов, где выход четко определен. Примеры включают уборные услуги, обслуживание газонов или объемные услуги печати. Если сервис требует творческого ввода, специализированного опыта или решений переменных, предложенный предложение является гораздо более подходящим инструментом.