4 типа закупок: стратегическое и тактическое руководство для современных закупок​

Спросите: «Каковы четыре вида покупок?» И вы часто получаете один из двух ответов: список категорий закупок или список типов заказа на покупку. Правда в том, что для проведения закупок вам нужно понять оба.

Покупка не единственный акт; Это двухслойная функция. Стратегический слой ( что вы покупаете и почему ) определяет ваш подход к поставщикам и риску. Тактический слой ( как Вы выполняете покупку) определяет вашу эксплуатационную эффективность и контроль.

Это руководство будет анализировать оба уровня, объясняя четыре стратегические типы закупок и четыре типа заказов на покупку, используемые для их действия. В конце концов вы будете знать не только то, что они есть, но и как стратегически соединить их, чтобы сэкономить деньги, снизить риск и оптимизировать ваши операции.

​Ключевые выводы:​​

Стратегия закупок разделена на четыре основных типа: прямые, косвенные, услуги и капитал.

Выполнение закупок управляется по четырем заказам в первичных покупках: стандарт, запланированный, одеяло и контракт.

Выравнивание правильного типа PO с вашей стратегией закупок является ключом к эксплуатационному превосходству.

Косвенные закупки и закупки услуг являются основными целями для экономии затрат и автоматизации процессов.

Закупка капитала требует уникального, строгого процесса за пределами стандартного POS.

 

Часть 1: Фонд: стратегия закупок против тактического исполнения

​

Прежде чем мы перечислим типы, мы должны прояснить критическое различие.

​Закупки-это всеобъемлющий, сквозной стратегический процесс Приобретение товаров и услуг необходимо для организации для работы и роста. Он включает в себя выявление потребностей, поставщиков поставщиков, ведет переговоры договоров, управление отношениями и обеспечение ценности. Это функция управления.

Заказ на покупку (PO) - это конкретный тактический инструмент​ в пределах процесс закупок. Это формальный юридически обязательный документ, выданный поставщику для совершения покупки в соответствии с согласованными условиями. Это транзакционный документ.

Подумайте об этом таким образом: закупки - это весь план кампании (стратегия), в то время как заказ на покупку - это конкретный приказ, предоставленный войскам для захвата холма (тактика). Вам нужно оба победить.

 

Часть 2: 4 стратегических типа закупок («Что и почему»)​

​

Эта классификация основана на том, что вы покупаете, и ее влияют на ваш бизнес.

 

​1. Прямые закупки: жизненная сила производства​

​Что это такое: приобретение сырье, компоненты и товары, которые непосредственно включены в продукцию, которые вы производите и продаете.

​Подробные детали:​​

​Воздействие: непосредственно коррелирует с вашей стоимостью проданных товаров (Cogs) и валовой прибыли. Сэкономить 10% здесь идет прямо на вашу прибыль.

​Управление фокус: в значительной степени зависит от управления цепочками поставок (SCM). Ключевыми приоритетами являются надежность поставщика, обеспечение качества, объемные цены и минимизация риска нарушения цепочки поставок. Здесь часто используются модели инвентаря Just In Time (JIT).

​Пример реального мира: автомобильный производитель, покупающий сталь, двигатели и электронные управления (ECU). Пекарня покупает муку, сахар и дрожжи.

​Почему это уникально: эти расходы критически важны. Отказ в прямых закупках может полностью остановить производственные линии.

 

​2. Косвенные закупки: двигатель операций​

​Что это такое: приобретение товаров и услуг, которые поддерживают повседневную деятельность, но не являются частью готового продукта. Также известен как MRO (техническое обслуживание, ремонт и операции).

​Подробные детали:​​

​Воздействие: хотя не привязана к доходам, неэффективность здесь разрушает прибыльность посредством безудержных индивидуальных расходов и административных отходов.

​Фокус управления: эта категория часто фрагментируется в разных отделениях (IT, объекты, HR). Цель состоит в том, чтобы консолидировать расходы, обеспечение политики в области соблюдения и использовать скидки объема для общих предметов, таких как офисные принадлежности или лицензии на программное обеспечение.

​Пример реального мира: ноутбуки для новых сотрудников, уборные услуги для офисов, промышленные смазочные материалы для технического обслуживания машины, подписки SAAS, такие как Salesforce или Microsoft Office.

​Почему это уникально: часто это невидимо. Начиная с 100 -й плащ, а также переплата в ежемесячной подписке на SaaS -SiscaugeMistimmed. A100 может оставаться незамеченной в течение многих лет.

 

​3. Закупка услуг: приобретение опыта, а не продуктов​

​Что это такое: стратегический источник и управление сторонним опытом, трудом и специализированными услугами.

​Подробные детали:​​

​Воздействие: речь идет о результатах и ​​интеллектуальном капитале, а не о физических активах. Управление этим хорошо означает получение правильного опыта в нужное время без накладных расходов сотрудника.

​Фокус управления: Краеугольный камень - это соглашение об уровне обслуживания (SLA). Производительность измеряется с помощью KPI, определенных в SLA, а не только доставке физической единицы. Это требует надежного управления эффективностью поставщиков.

​Пример реального мира: наем консалтинговой фирмы по управлению (например, McKinsey), привлечение агентства по цифровому маркетингу, контрактов с разработчиками программного обеспечения для контрактов или юрисконсульта аутсорсинга.

​Почему это уникально: ценность нематериальна, а качество субъективно. Плохо написанная свиноматка (заявление о работе) или SLA приводят к спорам, переполнению и неудовлетворительным результатам.

 

​4. Закупка капитала: долгосрочные инвестиции​

​Что это такое: приобретение дорогостоящих, длинных активов, которые извлечены из капитала на баланс и амортизируются в течение их срока полезного использования.

 

​Подробные детали:​​

​Воздействие: это капитальные затраты (CAPEX), которая в течение многих лет влияет на финансовую отчетность компании. Решения требуют строгого финансового анализа и одобрения высокого уровня.

​Основное внимание управления: оценка основана на общей стоимости владения (TCO) - не просто затрат на покупку, а затраты на установку, обслуживание, потребление энергии и утилизацию. Расчеты ROI являются обязательными.

​Пример реального мира: приобретение машины с ЧПУ для завода, покупка автопартамента компании, строительство нового склада или инвестиции в массовый корпоративный сервер.

​Почему это уникально: процесс не менее POS и больше о формальном процессе утверждения капитала, часто с участием RFP, одобрения совета директоров и сложных финансирования или лизинговых соглашений.

 

​ Стратегические типы закупок с первого взгляда​

 

Тип	Фокус	Влияние	Ключевой метрика
​Прямой​	Сырье для производства	Стоимость проданных товаров (Cogs)	Надежность поставщика, качество
​Косвенный​	Товары для управления операциями (MRO)	Операционная эффективность	Тратить под руководством
​Услуги​	Опыт и труд	Результаты проекта	SLA Performance, ROI
​Капитал​	Долгосрочные активы	Баланс, капекс	Общая стоимость владения (TCO)

 

 

Часть 3: 4 типа заказа тактических закупок («Как»)​

​

Это инструменты в вашем наборе инструментов закупок. Вы выбираете один, основываясь на том, сколько вы знаете о покупке до Вы совершаете.

 

​1. Стандартный заказ на покупку (PO)​​

​Что это такое: наиболее распространенный, конкретный и окончательный тип порядка. Используется, когда все детали известны и фиксируются заранее.

​Когда использовать его: для одноразовых, немедленные покупки, где товары, количество, цена и график/ местоположение доставки на 100% уверены.

​Край профессионала: он обеспечивает максимальный контроль и сводит к минимуму риск для покупателя, потому что все указано. Тем не менее, это административно тяжело. Использование его для повторяющихся, низких элементов неэффективно.

​Пример: заказ 500 конкретных фирменных плат на уровне 10 долларов США/единицы для подтвержденного производственного прогона 15 июня.

 

​2. Запланированный заказ на покупку (PPO)​​

​Что это такое: обязательство купить определенное количество предметов по установленной цене, но с ​ Детали доставки остались неопределенными ​ Позже.

​Когда его использовать: когда вы знаете что Вам нужно и сколько? это будет стоить, но вы не знаете точного когда или где для доставки.

​Край профессионала: ППО является мощным инструментом для бюджетного обременения. Это говорит о финансах, что вы собираетесь потратить $ X, чтобы они могли зарезервировать средства. Позже вы выпускаете релиз графика против PPO, чтобы вызвать конкретную доставку. Это распространено в производстве для длинных предметов.

​Пример: обязательство покупать 10 000 тонн стали в 800 долларов за год за год. Затем вы выпускаете релизы для 2500 тонн, которые будут доставлены на завод Огайо каждый квартал.

 

​3. Заказ на покупку общего​

​Что это такое: соглашение с поставщиком о предоставлении неопределенного количества товаров или услуг в течение определенного периода, до максимального предела расходов. Часто даже точные цены обсуждаются во время освобождения.

​Когда использовать его: для повторяющихся, низких закупок, где спрос непрерывный, но непредсказуемый. Идеально подходит для косвенных закупок (например, офисные принадлежности, детали MRO).

​Край профессионала: BPO является окончательным инструментом для эффективности. Он предварительно одобряет поставщика и термины, позволяя департаментам «тянуть» товары по мере необходимости, не проходя полный цикл одобрения PO каждый раз. Каждая покупка осуществляется через общий релиз.

​Пример: настройка BPO с Grainger для поставки MRO с 50 000 limit.amaintenancetechniancanthencallandordordera50.

 

​4. Заказ на покупку контракта (CPO)​​

​Что это такое: это не заказ на покупку товаров. Это главное соглашение о правовой основе, которое устанавливает условия для всех будущих транзакций с поставщиком.

​Когда использовать его: при создании долгосрочного стратегического партнерства с ключевым поставщиком. Сам CPO ничего не покупает.

​Край профессионала: все последующие стандарты или запланированные POS, которые ссылаются на номер CPO, автоматически регулируются его согласованными юридическими и ценовыми условиями. Он оптимизирует процесс контракта для повторного бизнеса и обеспечивает важную правовую защиту.

​Пример: переговоры о 3-летнем CPO с логистической компанией, которая включает в себя положения об ответственности, требования к страхованию и расписание с дисконтированными ставками. Каждый раз, когда вам нужно что -то отправить, вы выпускаете стандартный PO, который написал «под CPO #XYZ», и применяются все основные термины.

 

​Тактические типы заказа на покупку с первого взгляда​

 

PO Тип	Определенные детали	Гибкие детали	Основной вариант использования
​Стандартный​	Товар, Qty, цена, доставка	Никто	Единственные, конкретные покупки
​Запланированный PO (PPO)​​	Товар, QTY, цена	График доставки	Бюджет для известных потребностей
​Одеяло По (BPO)​​	Поставщик, предметы, термины	Qty, цена, доставка	Повторные, специальные потребности
​Контрактный PO (CPO)​​	Юридические условия	Все остальное	Создание главных соглашений

 

Часть 4: Стратегическое сочетание: соответствующие типы закупок с типами PO

​

Вот где теория встречает практику. Вот как профессиональная команда закупок соединяет стратегию для выполнения.

 

​Стратегическая потребность (тип закупок)​​	​Рекомендуемый тактический инструмент (тип PO)​​	​Почему это спаривание работает​
​Прямые закупки ​ (например, сырье)	​Запланированный заказ на покупку (PPO)​​	Вы знаете материалы и стоимость прогнозов производства, но вам нужна гибкая доставка, выровненная с графиком производства. Выпуски выпускаются только в свое время.
​Косвенные закупки ​ (например, офисные принадлежности)	​Заказ на покупку одеяла (BPO)​​	Спрос непредсказуемый, но непрерывный. BPO позволяет сотрудникам получить то, что им нужно мгновенно, без бюрократической задержки, контролируя общие расходы.
​Закупка услуг ​ (например, консалтинг)	​Контрактный PO + стандартный POS​	CPO устанавливает основные юридические условия. Для каждого проекта или фазы используется последующий стандартный PO, подробно описывающий конкретную свиному, результаты и вехи оплаты.
​Закупок капитала ​ (например, машины)	​Часто обходит стандартное POS​	Обычно это включает в себя официальный процесс запроса предложений, соглашение о покупке договорного актива и использование формы проекта или запроса на капитал, а не стандартного PO.

 

Часть 5: Лучшие практики и общие ловушки, чтобы избежать

​

​Лучшие практики для современных закупок:​​

​Централизуйте косвенные расходы: самая большая сбережения часто происходят из -за консолидации фрагментированных косвенных расходов под управляемыми BPO и предпочтительными поставщиками.

​Реализуйте систему закупок (P2P): автоматизируйте поток от заявки к оплате. Это обеспечивает соблюдение политики, устраняет ручное создание PO и обеспечивает бесценную аналитику расходов.

​Овладеть SLA: для закупок услуг SLA - это ваша Библия. Определите KPI, частоту отчетности и штрафы за неэффективность с жестокой ясностью.

​Рассчитайте TCO, а не только цену за единицу: особенно для капитала и прямых закупок. Самый дешевый вариант часто имеет самую высокую долгосрочную стоимость.

 

​Ловушки, которые разрушают ценность:​​

​Индивидуальные расходы: разрешение сотрудникам покупать за пределами утвержденных систем и поставщиков. Это разрушает согласованные скидки и создает кошмары соответствия.

​Использование стандартного PO для всего: это отличительная черта незрелой функции закупок. Это создает огромные административные отходы для предметов низкой стоимости.

​Пренебрегая Управление отношениями с поставщиками (SRM): ваши ключевые поставщики являются стратегическими партнерами. Управляйте ими соответственно с обзорами эффективности и совместным бизнес -планированием.

​Плохое управление контрактами: подписание CPO, а затем подавать его. Регулярно пересматривать контракты, чтобы обеспечить соблюдение и выявление возможностей пересмотра.

 

Вывод: овладение двойными слоями

​

Понимание того, что «покупка» имеет два слоя - штратегические типы закупок и тактические заказы на покупку - это то, что разделяет Профессиональный покупатель от заказа.

Цель состоит в том, чтобы выйти за рамки простого знания четырех типов каждого. Речь идет о преднамеренном соответствии с вашими стратегическими намерениями с наиболее эффективным тактическим инструментом. Используйте PPO для управления инвентаризацией производства, BPO для расширения возможностей ваших сотрудников и контроля косвенных расходов, а также CPO для создания прочных, защищенных партнерских отношений с поставщиками.

Таким образом, вы превращаете закупки из центра затрат в мощный двигатель для эффективности, снижения рисков и стратегической ценности.

 

Часто задаваемые вопросы (часто задаваемые вопросы)​

​

​Q1: Какой тип закупок наиболее уязвим для мошенничества и почему?​​

​A: Косвенные закупки часто являются наиболее уязвимыми. Его децентрализованная природа, большой объем транзакций низкой стоимости и индивидуальные расходы затрудняют контроль. Мошенничество может проявляться через фальшивые счета -поставщики для канцелярских принадлежностей или услуг, которые никогда не оказывались, часто оставляя незамеченные на фоне законных расходов.

 

​Q2: Может ли одна покупка включать несколько видов закупок?​​

​A: Абсолютно. Подумайте о создании новой фабрики. Само строительство является закупкой капитала. Сырье для продуктов, изготовленных внутри, представляют собой прямые закупки. Ноутбуками для новых офисов являются косвенные закупки, а наемные архитекторы - это закупка услуг. Главный проект часто требует управления всеми типами одновременно.

 

​Q3: Как глобальные цепочки поставок влияют на выбор типа PO?​​

​A: Они сильно влияют на это. Для давних лидеров, прямых материалов на международном уровне, запланированный PO (PPO) имеет важное значение для обеспечения мощностей и цен, с выпусками управления сложной логистикой. Риск задержек и таможенных вопросов часто делает твердый стандартный PO с единственной датой доставки слишком рискованной.

 

​Q4: Является ли общий PO таким же, как и корпоративная кредитная карта с поставщиком?​​

​A: Не совсем. Они служат аналогичной цели для децентрализованных расходов, но общий PO предлагает превосходный контроль. Он требует предварительных условий и цены и устанавливает жесткий финансовый ограничение. Кредитная карта имеет предел, но не имеет договорных цен и условий, что затрудняет анализ расходов и контролирует после этого.

 

​Q5: Кому обычно есть полномочия утверждать контракт с PO по сравнению с стандартным PO?​​

​A: Организация утверждения многоуровнева. Контракт PO, который устанавливает долгосрочные юридические и финансовые обязательства, почти всегда требует юридического рассмотрения и одобрения высшего руководства, как директор по закупкам или финансовому директору. Стандартный PO против существующего договора может потребовать только одобрения менеджера департамента, поскольку основные условия уже урегулированы.

 

​Q6: Что произойдет, если поставщик не соответствует условиям Соглашения об уровне обслуживания (SLA) в договоре о закупке услуг?​​

​A: SLA должен явно наметить лекарства. Обычно это включает в себя финансовые штрафы, часто называемые «кредитами на обслуживание», которые вычитаются из счета. Для хронической неэффективности контракт должен включать в себя положения, которые позволяют расторгнуть причину, защищая покупателя от неподвижных в дисфункциональных отношениях.

 

​Q7: Для запуска, какой тип закупок должен быть формализован первым?​​

​A: Сначала сосредоточиться на косвенных закупках. Стартапы на ранней стадии испытывают хаотические расходы на инструменты SaaS, маркетинговые агентства и оборудование. Внедрение простой политики и управляемого BPO для ключевых областей, таких как программное обеспечение, предотвращает расточительные расходы и устанавливает культуру финансового контроля до масштабирования станет неуправляемой.

 

​Q8: Как устойчивость/фактор ESG в выбор типа закупок?​​

​A: Это стратегический слой. Для прямых закупок это означает проверку поставщиков на этические источники и экологические методы. Для закупок капитала он включает в себя оценку энергоэффективности и срок службы активов. Сильная политика ESG может означать выбор немного более дорогого поставщика, который соответствует корпоративным ценностям, влияя на все решения о покупке.

 

​Q9: Какова роль покупки без PO и когда она приемлема?​​

​A: Покупка без PO, такая как мелкая сделка с денежными средствами или корпоративная карта, без предварительно выданного PO, является необходимым злом. Это приемлемо только для тривиальных, срочных расходов ниже строгого денежного порога (например, до 100 долларов США). Тем не менее, это требует надежных отчетов о расходах и примирении после фактических расходов для поддержания аудиторских троп и предотвращения злоупотреблений.

 

​Q10: Как вы измеряете успех своей стратегии закупок за пределами экономии затрат?​​

​A: Ключевые показатели включают производительность поставщиков (своевременная доставка, показатели дефектов качества), эффективность процесса (время цикла от заявки до порядка, процент расходов под управлением) и снижение рисков (количество поставщиков единоличного источника, результаты аудита соответствия). Истинный успех - это баланс затрат, эффективности и устойчивости.