Услуги по закупкам B2B для малого бизнеса: руководство по аутсорсингу и ESG

Если вы основатель или руководитель малого или среднего бизнеса, на вас лежит бесчисленное множество обязанностей. Вы провидец, руководитель отдела продаж и часто по умолчанию директор по закупкам. Это означает, что вы, скорее всего, потратите драгоценные часы на сравнение предложений поставщиков, управление заказами на поставку и просмотр деталей контракта, одновременно задаваясь вопросом, действительно ли вы получаете максимальную отдачу, или неосознанно подвергаете свою компанию риску.

Это универсальная дилемма закупок для малого бизнеса: ваше время и ресурсы ограничены, но сложность покупки товаров и услуг — нет. Данное руководство устраняет эту сложность. Мы не просто объясняем, что такое закупки B2B; мы предоставляем четкую, действенную основу, которая поможет вам решить, следует ли создавать эту функцию внутри компании, передать ее экспертам или использовать технологии, а также как внедрить устойчивые практики с самого начала.

 

Почему стандартные консультации по закупкам не помогают малому бизнесу

Большинство руководств по закупкам B2B написаны для крупных корпораций со специализированными командами и бюджетами в миллионы долларов. Для малого и среднего бизнеса реальность принципиально иная. Ваши задачи уникальны:

• Недостаток опыта: вы не можете позволить себе нанять директора по закупкам, но вам крайне необходимы навыки стратегического поиска поставщиков, чтобы избежать переплаты или выбора ненадежных партнеров.

• Дилемма объемов: объемы ваших заказов могут не давать вам тех оптовых скидок, которые предлагают крупные предприятия, что ставит вас в невыгодное положение с точки зрения затрат.

• Слепое пятно в области соблюдения требований: являются ли ваши поставщики этичными? Соответствуют ли они развивающимся экологическим (E), социальным (S) и управленческим (G) нормам? Для небольшой команды проведение такой комплексной проверки практически невозможно, однако репутационные и финансовые риски вполне реальны.

• Потребитель времени: часы, которые вы тратите вручную на поиск, проверку и переговоры с поставщиками, — это часы, потраченные на развитие вашего основного бизнеса. Альтернативная стоимость огромна.

Понимание этих уникальных проблем – первый шаг к построению функции закупок, которая не просто работает, а превосходит других.

 

Помимо покупок: что на самом деле делают современные службы закупок B2B

 

Когда мы говорим о " Услуги по закупкам B2B «Мы не говорим о простой услуге размещения заказов. Думайте о профессиональном агенте по закупкам как о продолжении вашей команды, о стратегическом партнере, который управляет всем жизненным циклом цепочки поставок. Его основные услуги включают в себя:

Стратегический поиск и идентификация поставщиков: Они не просто используют Google. Они используют глобальные сети и информацию о рынке, чтобы найти поставщиков, которых вы не сможете найти самостоятельно, часто в экономически конкурентоспособных или специализированных регионах.

Переговоры и управление контрактами : Здесь они зарабатывают себе на жизнь. Они понимают модели совокупных затрат (а не только цену за единицу) и согласовывают условия, которые защищают вас, включая соглашения об уровне обслуживания, условия оплаты и положения об ответственности.

Разнообразие поставщиков и проверка соответствия ESG : Профессиональная служба будет систематически оценивать потенциальных поставщиков по критериям ESG. Это не просто «приятно иметь»; это важнейшая стратегия снижения рисков и создания ценности. Они гарантируют, что ваша цепочка поставок будет устойчивой, этичной и соответствующей ожиданиям современных потребителей и инвесторов.

Автоматизация процессов и аналитика расходов: они внедряют платформы закупок и управляют ими, которые дают вам представление о том, куда уходит каждый доллар, выявляя возможности экономии и оптимизируя утверждения.

 

Перекресток малого и среднего бизнеса: строить, сотрудничать или автоматизировать?

 

Это самое важное решение, которое вы примете. Не существует универсального ответа, но профиль вашей компании убедительно указывает на оптимальный путь. Вот разбивка трех основных вариантов:

 

 

Вариант 1: Штатная команда DIY

• Лучшее для: Компании с предсказуемыми, несложными потребностями в закупках и сотрудниками, обладающими достаточным потенциалом и навыками для управления ими.

• Реальность: Это часто становится «бесхозной» задачей, которая ложится на плечи уже занятого операционного или финансового менеджера. Без специального опыта вы упускаете возможность стратегической экономии и рискуете совершить дорогостоящие ошибки при выборе поставщика.

 

Вариант 2: Аутсорсинг службе закупок B2B или агенту

• Лучшее для: Подавляющее большинство малого бизнеса. Это ваше секретное оружие. Если у вас растущие или сложные расходы, вам не хватает внутреннего опыта и вам необходимо сосредоточиться на своем основном продукте или услуге, аутсорсинг — наиболее эффективный и действенный путь.

• Реальность: Вы получаете немедленный доступ к экспертным знаниям и переговорным возможностям. Вы превращаете фиксированный, трудноуправляемый центр затрат (зарплату) в переменные расходы, зависящие от производительности. Лучшие агенты работают по модели распределения прибыли, а это означает, что их успех зависит от ваших сбережений.

 

Вариант 3: Принятие Платформа/программное обеспечение для закупок B2B

• Лучшее для: Компании, которые уже наладили базовые процессы закупок и нуждаются в их эффективном масштабировании. Программное обеспечение автоматизирует заказы и утверждения, но не обеспечивает интеллектуальные возможности стратегического поиска поставщиков.

• Реальность: Платформа — это инструмент, а не стратегия. Он превосходно обеспечивает соблюдение политики расходов и обеспечивает видимость, но не сможет найти вам новых, лучших или более дешевых поставщиков самостоятельно.

 

Ваша система принятия решений:

Задайте себе эти вопросы:

1. Являются ли наши ежегодные расходы на товары и услуги значительными (>500 тысяч долларов США) и сложными? (Да => Склоняйтесь к услуге)

2. Есть ли у нас сотрудник, у которого есть время и навыки для стратегического управления этим? (Нет => склоняйтесь к услуге или платформе)

3. Является ли управление ESG/устойчивым развитием в нашей цепочке поставок приоритетом или требованием соответствия? (Да => Услуга почти наверняка потребуется)

4. Является ли нашей основной потребностью контролировать внутренние расходы и автоматизировать утверждения? (Да => Платформа может быть хорошим началом).

Если вы ответили «да» на вопросы 1 или 3, услуга закупок — ваш самый эффективный вариант.

 

Построение стратегии устойчивых закупок: 5-этапная действенная схема

 

Реализация устойчивая стратегия закупок речь идет не об идеализме; речь идет о долгосрочной устойчивости бизнеса. Вот как это сделать, независимо от того, работаете ли вы самостоятельно или с агентом.

 

 

Шаг 1: Внутренний аудит и постановка целей

Проведите анализ расходов. Куда идут ваши деньги? Затем установите SMART-цели. Пример: «В течение 18 месяцев 30% наших активных поставщиков будут сертифицированы по нашей новой системе показателей ESG, и мы сократим количество одноразового пластика в нашей упаковке на 50%."

 

Шаг 2: Разработайте Кодекс поведения поставщика

Документируйте свои необоротные вопросы. Это должно охватывать экологические практики (управление отходами, выбросы углекислого газа), социальную ответственность (трудовые стандарты, разнообразие и инклюзивность) и управление (борьба со взяточничеством, этика).

 

Шаг 3. Интегрируйте ESG в Оценка поставщика

Это основа реализации. Выйдите за рамки стоимости и качества. Создайте систему показателей поставщика, включающую:

• Относящийся к окружающей среде: Есть ли у них система экологического менеджмента? Могут ли они сообщить о своем углеродном следе?

• Социальные: Могут ли они продемонстрировать справедливую заработную плату и безопасные условия труда на своих предприятиях?

• Управление: Прозрачны ли они в отношении своей собственности и деловой практики?

 

Шаг 4. Действуйте вместе со своим партнером
Если вы пользуетесь услугами агента по закупкам, именно здесь он возьмет на себя инициативу. Они будут использовать вашу систему показателей для проверки новых поставщиков и проведения аудита существующих. Если вы работаете внутри компании, вы должны систематически применять эти критерии ко всем событиям, связанным с поиском новых поставщиков.

Шаг 5. Мониторинг, отчетность и оптимизация
Отслеживайте свой прогресс с помощью четких KPI. Ключевые показатели включают в себя:

• % расходов от поставщиков, соответствующих требованиям ESG

• Сокращение углеродного следа в цепочке поставок

• Расходы на диверсификацию поставщиков (например, % предприятий, принадлежащих меньшинствам/женщинам)

• Количество несоответствий, выявленных при аудите поставщиков

Регулярная отчетность позволяет вам быть подотчетным и позволяет рассказать убедительную историю своим клиентам и инвесторам.

 

Выбор партнера по закупкам B2B: основной контрольный список проверки

 

 

Не все услуги по закупкам одинаковы. Вам нужен партнер, а не просто поставщик. Используйте этот контрольный список в процессе выбора:

1. Подтвержденный опыт работы в сфере малого и среднего бизнеса: «Можете ли вы предоставить 2–3 тематических исследования компаний нашего размера и нашей отрасли?» Стремитесь к ощутимым результатам — конкретному проценту экономии или улучшению процессов.

2. Возможности устойчивого снабжения: «Покажите мне ваш процесс проверки полномочий поставщика по ESG. Можете ли вы поделиться образцом анкеты для оценки вашего поставщика?» Их ответ должен быть подробным и методологически обоснованным.

3. Технологии и прозрачность: «Какую платформу для отчетности и анализа расходов вы предоставляете? Могу ли я увидеть образец информационной панели?» Вам нужна видимость в режиме реального времени, а не просто ежемесячный отчет в формате PDF.

4. Согласование структуры вознаграждений: «Прозрачна ли ваша модель ценообразования? Работаете ли вы на основе доли прибыли, привязанной к получаемой вами экономии?» Это напрямую согласует их стимулы с вашим успехом.

5. Культурное соответствие и общение: «Кто будет нашим ежедневным контактом? Каково ваше стандартное время ответа?» Вы вступаете в тесное партнерство; вам необходимо чувствовать уверенность в их надежности и стиле общения.

 

Ваш план действий: следующие шаги к совершенству в сфере закупок

 

Знания теперь ваши. Пришло время действовать. Вот ваша простая трехшаговая дорожная карта.:

1. Проведите быструю самооценку. Используйте приведенную выше схему принятия решений, чтобы закрепить свое направление. Для большинства малых и средних предприятий это будет указывать на необходимость изучения специализированных услуг по закупкам.

2. Составьте краткий список: на основе контрольного списка проверки определите 2–3 потенциальных партнера по закупкам. Ищите тех, кто достоверно говорит об экономии затрат и устойчивые, этические источники поставок.

3. Начните разговор: обратитесь за первичной консультацией. Хороший партнер задаст содержательные вопросы о целях и задачах вашего бизнеса, а не просто сразу предложит общий пакет услуг.

 

Ответы на ваши вопросы об услугах по закупкам B2B

 

У вас есть вопросы. Мы поняли. Решив работать с партнер по закупкам это большой шаг, и вполне нормально иметь некоторые опасения. Мы здесь, чтобы прояснить ситуацию.

Вот ответы на некоторые из наиболее частых вопросов, которые мы получаем.

 

1. Вопрос: Сколько времени обычно требуется, чтобы начать работу со службой закупок и начать видеть результаты?

A: Честно говоря, не стоит ожидать волшебства в одночасье, но и не стоит ждать месяцами. Типичный процесс адаптации — когда мы изучаем ваш бизнес, анализируем ваши расходы и интегрируемся с вашими системами — занимает около 2–4 недель. Вы часто увидите «быструю» экономию в течение первых 30–60 дней на легко обсуждаемых товарах, в то время как полная оптимизация более сложных стратегических проектов по подбору поставщиков может занять 3–6 месяцев.

 

2. Вопрос: Что, если у нас уже есть поставщики, которые нам нравятся? Вынуждены ли мы заменить их?

A: Вот в чем дело: наша цель — оптимизировать вашу цепочку поставок, а не разрушать то, что уже работает. Мы всегда начинаем с тщательного анализа ваших существующих отношения с поставщиками . Если текущий партнер демонстрирует хорошие показатели по стоимости, качеству, и надежность, мы будем выступать за их сохранение. Наша роль — проверять их эффективность, а не автоматически заменять их.

 

3. Вопрос: Мы работаем в очень нишевой отрасли. Как вы можете быть уверены, что понимаете наши конкретные потребности?

A: Это фантастический вопрос. Хотя мы, возможно, не являемся экспертами в вашем конкретном продукте в первый день, мы являемся абсолютными экспертами в процесс управления закупками и цепочками поставок. Другими словами, мы знаем, как находить, проверять и вести переговоры с поставщиками независимо от отрасли. Мы становимся студентами вашего бизнеса, быстро погружаясь в ландшафт вашей отрасли, чтобы найти для вас лучших партнеров.

 

4. Вопрос: Как вы обращаетесь с конфиденциальной информацией, такой как дизайн нашей продукции или финансовые данные?

A: Ваша конфиденциальность не подлежит обсуждению. Любой авторитетный партнер по закупкам должен иметь надежное Соглашение о неразглашении (NDA), прежде чем вы поделитесь одним документом. Кроме того, мы рекомендуем вам узнать об их протоколах безопасности данных. Мы, например, используем безопасные зашифрованные платформы для обмена файлами и общения, чтобы гарантировать, что ваша интеллектуальная собственность останется только вашей.

 

5. Вопрос: Эта услуга предназначена только для предприятий, ориентированных на продукты, или компании, специализирующиеся на услугах, тоже могут получить выгоду?

A: Распространенное заблуждение! Хотя мы много работаем с компаниями, поставляющими физические товары, у предприятий, ориентированных на услуги, есть потребность в «закупке услуг». Это включает в себя все: от поиска ИТ- и маркетинговых агентств до управления объектами и консалтинговых услуг. Принципы стратегических переговоров, управления поставщиками и анализа контрактов прекрасно применимы и здесь.

 

6. Вопрос: Что произойдет, если возникнет проблема с поставщиком, которого вы рекомендовали? Кто этим занимается?

A: Мы делаем. Одна из самых больших ценностей наличия агента заключается в том, что мы выступаем в качестве вашего преданного связующего звена. Если есть задержка качества или проблемы с доставкой, вы приходите к нам. Мы используем наши отношения с поставщиком, чтобы быстро решить проблему от вашего имени, экономя вам стресс и время, необходимое для решения конфликта напрямую.

 

7. Вопрос: Работаете ли вы с предприятиями, у которых очень низкие годовые расходы?

A: Честно говоря, часто существует минимальный уровень расходов, чтобы наше сотрудничество было финансово жизнеспособным для нас обоих, поскольку наше влияние зависит от объема, которым мы управляем. Однако «низкий» является относительным. Мы работали со стартапами и предприятиями малого и среднего бизнеса с годовыми расходами всего 250 000 долларов США, где мы выявили значительные потери. Лучший способ узнать это — быстро и без каких-либо обязательств поговорить о ваших цифрах.

 

8. Вопрос: Как оценивается ваша производительность, помимо экономии средств?

A: Экономия затрат — наиболее заметный показатель, но не единственный. Мы также отслеживаем и отчитываемся по ключевым показателям эффективности (KPI), таким как время цикла закупок (как быстро вы получаете то, что вам нужно), оценочные карты работы поставщиков (качество и своевременная доставка) и повышение эффективности процесса (сколько времени вашей команды мы освободили). Все это способствует вашей прибыли.

 

9. Вопрос: Можете ли вы нам помочь, если наша главная цель — найти местных поставщиков, а не международных?

A: Абсолютно. Наша роль – выполнять твой стратегия. Если вашим приоритетом является создание местной устойчивой цепочки поставок для сокращения выбросов при транспортировке или поддержки вашего сообщества, это становится нашим основным критерием поиска. У нас есть инструменты для поиска и проверки высококачественных местных и отечественных поставщиков так же эффективно, как и международных.

 

10. Вопрос: Что удивляет большинство компаний после того, как они начинают с вами работать?

A: Многие лидеры удивляются чувству облегчения и восстановлению контроля. Они надеются сэкономить деньги, но не всегда ожидают, что взамен получат тот чистый умственный потенциал. Внезапно они перестали беспокоиться о драмах с поставщиками или о необходимости закупок в последнюю минуту. У них есть понятная панель управления и команда экспертов, которая управляет всем этим, что позволяет им лучше спать по ночам и сосредоточиться на росте.