Почему процесс закупок имеет значение: руководство, поддерживаемое данными

Если вы читаете это, вы уже знаете процесс закупок имеет значение. Но между знанием, что это важно и доказывать свою ценность для вашего финансового директора - или исправления сломанной системы, - затрагивает огромный разрыв, который стоит организациям миллионы.

Мы вышли за рамки теории. Это руководство предоставляет доказательства, рамки и действенные идеи, которые вам необходимы для превращения закупок из центра затрат в стратегическое оружие.

 

1. Помимо банальности: что «важно» на самом деле означает

 

Давайте будем ясны: когда мы говорим: «Процесс в закупках очень важен, мы не говорим о следующих бюрократических шагах. Мы говорим о создании повторяемой системы, которая генерирует предсказуемые результаты.

Что отделяет закупки мирового класса от остальных?

Ведущие организации не просто быстрее обрабатывают заказы на покупку. Они используют свой процесс закупок:

• Заблокировать 8,5% средней экономии затрат (Hackett Group)

• Достичь 95%+ показатели соответствия

• Уменьшить воздействие риска предложения до 40%

• Разрешить время цикла поиска на 30-50%

Разница не намерена - это реализация. И эта реализация начинается с понимания того, что вы создаете и почему.

 

2. Доказательства: четыре столпа стоимости закупок

 

Столп 1: Финансовое воздействие за пределы экономии затрат

Все говорят о сбережениях, но зрелые процессы обеспечивают ценность сложных финансовых директоров:

 

Оптимизация оборотного капитала:

• Расширенные условия оплаты, согласованные через структурированные Управление поставщиками

• Скидки на ранние оплаты, захваченные с помощью оптимизированных процессов счета -фактуры

• Сокращение запасов за счет лучшего планирования спроса

 

Общая стоимость управления владением (TCO):

Структурированная оценка процессов сил за пределы цены за единицу. Рассмотрим этот пример производства:

 

Элемент стоимости	Традиционный подход	Стратегический процесс подход
Цена за единицу товара	$100	$105
Груз	$15	$12 (консолидированный)
Качество возврата	8% показатель дефектов	2% показатель дефектов
Условия оплаты	Net 30	Net 60
Эффективная стоимость	$127.40	$119.60

 

«Более дешевый» поставщик фактически стоит на 6,5% больше, когда вы учитываете полную картину.

 

Столп 2: Снижение риска, которое на самом деле работает

Реактивный Управление рисками стоит в 3-5 раз больше, чем проактивная профилактика. Дисциплинированный процесс обеспечивает защиту через:

 

Проверка поставщика имеет значение:

• Мониторинг финансового здоровья (баллы D & B, история платежей)

• Геополитическая оценка риска

• Проверка плана непрерывности бизнеса

• Отслеживание сертификации соответствия

 

Управление контрактами Это предотвращает проблемы:

Один клиент обнаружил, что 23% активных контрактов имели автоматические положения, которые они не хотели. Их «неформальный процесс» стоил им 2,3 млн. Долл. США в год при ненужных обновлениях.

 

Столп 3: Соответствие, которое вы можете измерить

"Теневые расходы "не просто проблема контроля - это финансовая утечка. Организации с плохими процессами закупок обычно видят:

• 15-25% расходов, происходящих вне утвержденных каналов

• На 40% более высокие расходы на инфекцию в период быстрого роста

• В 3 раза больше нарушений соответствия в регулируемых отраслях

Задокументированный процесс с соответствующими элементами управления обычно восстанавливает 80-90% расходов из мошенничества в течение двух четвертей.

 

Столб 4: Стратегические отношения, которые стимулируют инновации

Транзакционные закупки получают сегодняшний заказ. Стратегические закупки обеспечивают завтрашнее преимущество.

Инновационный трубопровод:
Когда вы выходите за рамки переговоров по ценам на структурированную разработку поставщиков, вы разблокируете:

• Объединенные возможности разработки продукта

• Эксклюзивный доступ к новым технологиям

• Первые на рыночные преимущества

• Общие инициативы по постоянному улучшению

Один автомобильный поставщик приписывал их программе инновационных поставщиков структурированного поставщика 42% их патентных заявок в течение пяти лет.

 

3. Стоимость этого неправильно: реальные последствия

 

Плохие процессы оказывают четкие, измеримые воздействия:

Примеры финансовой утечки:

• Техническая фирма теряла 4,7 млн. Долл. США в год с лицензионными лицензиями на программное обеспечение.

• Ритейлер заплатил на 22% выше рынка логистических услуг из -за фрагментированных контрактов

• Производитель понес 850 тыс. Долл.

Операционные воздействия:

• 35% больше времени на рынок для новых продуктов

• На 50% больше сбоев снабжения

• 28% более низкие показатели производительности поставщика

ESG Blindspot:
Без строгого процесса обязательства ESG остаются пустыми обещаниями. Одна компания по производству потребительских товаров обнаружила, что 60% их «устойчивых» поставщиков не смогли обеспечить базовую документацию по соблюдению при проверке.

 

4. Структура: пять компонентов превосходства закупок

 

Компонент 1: стратегическое планирование и интеллект

• Анализ расходов, который выходит за рамки категоризации для выявления возможностей левереджа

• Рыночный разведка интегрирован в стратегию поиска поиска

• Выравнивание заинтересованных сторон через официальное управление

Совет реализации: Начните с 12-месячной дорожной карты управления категорией, которая соответствует бизнес-целям, а не только с целями закупок.

 

Компонент 2: Управление поставщиками, которое дает результаты

Многоуровневый подход гарантирует, что ресурсы соответствуют стратегическому важности:

 

Уровни	Критерии	Управление подходом
Стратегический	Топ 10% по расходам/воздействию	Ежеквартальные бизнес -обзоры, совместное планирование, инновационные семинары
Использовать	Высокие расходы, низкая дифференциация	Управление эффективностью, непрерывное улучшение затрат
Транзакция	Низкие расходы, низкий риск	Оптимизированные процессы, порталы самообслуживания

 

Компонент 3: Двигатель источника в отношении контракта

Сердцу вашего процесса нуждается в строгости:

RFX Development Это получает результаты:

• Взвешенные критерии, выровненные с бизнес -целями (не только цена)

• Анализ сценариев для различных стратегий награждения

• Оценки возможностей поставщика за пределы того, что на бумаге

Планирование переговоров, которое выигрывает:

Самые успешные переговоры происходят до того, как кто -либо сидит за столом. Подготовка должна включать:

• Лучшая альтернатива определению соглашения (BATNA)

• Планирование концессии с четкими компромиссами

• Выравнивание заинтересованных сторон на должности

 

Компонент 4: эффективность закупок

Оптимизация этой области обычно генерирует 200-300% ROI через:

• Электронное управление каталогом

• Трехсторонняя автоматизация матча

• Динамические программы дисконтирования

 

Компонент 5: управление эффективностью с зубами

То, что измеряется, управляется. Основные показатели включают:

• Экономия стоимости в процентах от адресуемых расходов

• Время цикла закупок по категории

• Производительность поставщика против SLA

• Процесс соответствия

 

5. Ваша дорожная карта реализации: подходы внутренних против партнеров

 

Путь A: строительство внутреннего превосходства

Фаза 1: Оценка (недели 1-4)

• Оценка зрелости процесса

• Анализ расходов и выявление возможностей

• Интервью с заинтересованными сторонами и картирование болевых пунктов

Фаза 2: Разработка стратегии (недели 5-8)

• Разработка стратегии категории

• Технологическая оценка стека

• Организационный дизайн и оценка возможностей

Фаза 3: реализация (месяцы 3-9)

• Перепроектирование процесса и документация

• Технологическая реализация

• Управление изменениями и обучение

Фаза 4: Оптимизация (продолжающаяся)

• Мониторинг производительности

• Непрерывные инициативы по совершенствованию

• Развитие способности

 

Путь B: Когда рассмотреть внешнюю поддержку

A партнер по закупкам имеет смысл, когда:

• Вам не хватает конкретной категории опыта

• Внутренние ресурсы ограничены

• Вам нужно быстрое преобразование

• Объективный рыночный разведка имеет решающее значение

Выбор правильного партнера:

• Ищите продемонстрированный опыт в категории, а не только общие знания за закупку

• Требовать прозрачных моделей ценообразования, выровненных с вашими результатами

• Оценить их технологии и аналитические возможности

• Попросите конкретные тематические исследования с измеримыми результатами

 

6. От знаний к действию: ваши следующие шаги

 

Понимание того, почему закупки имеют значение, является отправной точкой. Принять меры - это то, что отделяет лидеров рынка от остальных.

Немедленные действия (на этой неделе):

1. Проведите быстрый анализ расходов - какой процент с предпочтительными поставщиками?

2. Просмотрите свои 5 лучших контрактов - вы понимаете все условия и даты продления?

3. Обследование внутренних заинтересованных сторон - каковы их самые большие болевые точки закупок?

Стратегическое планирование (следующие 90 дней):

1. Разработать бизнес -обоснование для улучшения процесса, используя данные в этом руководстве

2. Создать матрицу приоритетов категории на основе расходов и стратегической важности

3. Установить базовые показатели для вашей текущей эффективности закупок

Загрузите наше набор инструментов для оценки здоровья закупок

Получите подробный контрольный список, который мы используем с клиентами для оценки зрелости закупок и определения возможностей быстро выиграть.

[Скачать сейчас - включает в себя калькулятор ROI и шаблон бизнес -корпуса]

Запланировать сессию стратегии закупок

Наши специалисты могут помочь вам оценить ваше текущее состояние и построить дорожную карту для трансформации в 30-минутной консультации.

 

Часто задаваемые вопросы: превосходство процесса закупок

 

1. В: Как мы можем получить другие отделы (например, маркетинг или исследования и разработки), чтобы следовать процессу закупок без создания трения?

A: Это задача управления изменениями, а не процедурная. Ключ в том, чтобы внедрить себя в качестве посредника, а не привратника. Назначьте деловых партнеров закупок для ключевых департаментов, чтобы понять их цели на раннем этапе. Стратегии категории совместной разработки с ними и использование их языка-приверженность процессам процесса в качестве способа обеспечения «запуска кампании не задерживается по вопросам контракта» или «защищать интеллектуальную собственность во время сотрудничества с поставщиками."

 

2. В: Наша компания слишком мала для многоуровневой программы поставщиков. Какой минимальный жизнеспособный процесс нам нужен?

A: Сосредоточьтесь на «немногие критические». Начните с обязательного вопросника по поставщику для любого нового поставщика по пороговому значению сет. Реализуйте простой, центральный контрактный репозиторий (даже общий диск со стандартным шаблоном). Самое главное, создайте ежеквартальный бизнес-обзор с вашими лучшими 3-5 поставщиками по расходам или воздействию. Это покрывает 80% стоимости с 20% усилий.

 

3. В: Какие конкретные предложения в контракте лучше всего защищают нас от сбоев цепочки поставок?

A: Помимо стандартного мажорного силового мажорного, настаивает на подробном раскрытии плана непрерывности бизнеса и положениям правого на атюс для оперативной устойчивости. Кроме того, включите обязательства по запасу и альтернативные требования к маршруту доставки. Эти проактивные положения более эффективны, чем штрафные положения после того, как уже произошло нарушение.

 

4. В: Мы внедряем новое программное обеспечение для закупок. Как мы гарантируем, что наша команда на самом деле использует его, и мы получаем возврат наших инвестиций?

A: Технология терпит неудачу без принятия. Запустите параллельный пилотный процесс (Old Way vs. New Way) в течение одного месяца и продемонстрируйте количественно экономию времени. Определить и расширить возможности «чемпионов процессов» в каждой команде. Самое главное, интегрировать программное обеспечение КПП в индивидуальные цели производительности - то, что измеряется и вознаграждается.

 

5. В: Как мы можем измерить влияние функции закупок на инновации, а не только экономию средств?

A: Отслеживайте ведущие индикаторы, а не только отстающие финансовые показатели. Создайте метрики, такие как: «Количество принятых поставщиков улучшений продуктов», «процент проектов с ранним участием поставщиков» или «сокращение времени цикла исследований и разработок, связанное с сотрудничеством поставщиков». Это меняет восприятие закупок от выпускников затрат на создания стоимости.

 

6. В: Какая самая распространенная ошибка совершает компании, пытаясь улучшить свой процесс закупок в первый раз?

A: Они пытаются варить океан. Они разрабатывают «идеальный» сквозной процесс, который настолько сложный, что он рушится под собственным весом. Наиболее успешные преобразования начинаются с выбора одной болезненной, высокой категории (например, контингентных трудовых или маркетинговых агентств), полностью исправить этот процесс и использовать быструю победу для создания импульса для более широкого развертывания.

 

7. В: Наши запросы часто слишком неотложны для полного конкурентного процесса торгов. Как справедливо справиться с этим?

A: Создайте предварительно утвержденный протокол «срочных потребностей». Это включает в себя поддержание проверенного пула поставщиков для критических категорий, которые уже согласились с предотвращенными ставками и условиями. Когда экстренная ситуация попадает, вы можете выпустить прямую награду из этого пула и задокументировать оправдание по протоколу «срочной потребности», сохраняя как скорость, так и соответствие.

 

8. В: Как мы эффективно интегрируем факторы ESG (экологические, социальные, управление), не являясь упражнением «флажок»?

A: Выходить за рамки анкет. Интегрируйте метрики ESG непосредственно в систему показателей поставщика со значимыми весами (например, 15-20% от общей оценки эффективности). Проведите точечные аудиты на подмножество критических поставщиков. Самое главное, включают в себя эффективность ESG в качестве не подлежащих обсуждению критериев ворот для продления контракта, что делает его бизнесом императивом, а не запоздалой мыслью.

 

9. В: Какова роль закупок в компании, которая активно участвует в слияниях и поглощениях (M & A)?

A: Закупка имеет решающее значение для интеграции после мергера и должной осмотрительности. Во время должной осмотрительности закупки оценивают контракты с поставщиком цели, выявление обязательств, рисков и экономящих затрат. После приобретения закупки приводят усилия по рационализации объединенной базы поставщиков, использованию увеличенных расходов мощности и интеграции разрозненных процессов на одну платформу.