Работа с агентом по источникам в Китае может значительно упростить закупки, но только в случае установки отношения устанавливаются с явными, принудительными ожиданиями. Слишком много покупателей рассматривают агентов как неформальных партнеров и платят цену за поздние поставки, скрытые наценки, качественные сбеги и, в худшем случае, потерянной интеллектуальной собственности. Это руководство превращает эту неопределенность в эксплуатационную пьесу: что нужно, как ее проверить и как привлечь к ответственности агента.

Ниже вы найдете практическую дорожную карту, которую команды закупок могут использовать немедленно. Он охватывает документальные проверки, которые доказывают легитимность поставщика, пошаговую проверку SOP и три ворота проверки (FAI → IPQC → PSI) с конкретной выборкой и руководством AQL. Вы также получите копию и вставку SLA и язык контрактов, включая IP, ESG и штрафные положения, а также 90-дневный план реализации и загружаемые контрольные списки, чтобы ввести эти элементы управления в действие.

Это не теория. Рекомендации предназначены для обеспечения исполнения: измеримые KPI, правила прозрачного плата, независимые права на проверку и триггеры на случай непредвиденных обстоятельств, которые защищают вашу преемственность поставок. Читайте дальше, чтобы построить отношения с источником, которые снижают риск, сокращают переделку, сохраняют маржу и защищают ваш бренд.

 

Основные моменты

 

Одностраничный, исполняемый контрольный список, который превращает расплывчатые ожидания в измеримые SLA и KPI.

Бетонные планы отбора проб QA/QC (первая статья, In-процесс, предварительная суда) и пример пороговых значений AQL по типу продукта.

Положения о контрактах с копией и вставкой: Область, IP/NDA, SLA/KPI + ликвидировано ущерб, ESG и аудит, увольнение и разрешение споров.

Проверьте SOP с красными флагами и сценарием с коротким дипломом, который вы можете использовать немедленно.

Два коротких анонимных тематических исследования с четкими уроками и шаблонами следующего шага.

 

TL; DR-Контрольный список на одном страницах 

 

Компания доказательство : Лицензия бизнеса, налоговый идентификатор, экспортная лицензия, основной заводский адрес, фотографии.

Ссылки и емкость : 2 Клиентские ссылки + Журнал производства выборки показывают последние заказы.

Образцы и Фай : Письменная пример срока одобрения и подпись первой статьи (FAI).

КК план : Определите точки проверки (FF, IPQC, PSI), выборка %, AQL для критического/мажор/минор.

SLA & KPI : Временная доставка ≥95%; дисперсия времени заказа ≤ ± 7 дней; Скорость дефектов пакета ≤1% (корректировка на одну отрасль).

Сборы и прозрачность : Искусственная таблица комиссии (комиссия, плата за закупки, проверка, логистика).

IP & NDA : Подписанный NDA + Clause, ограничивающий агент, от введения продукта другим.

Эсг : Доказательство недавнего социального/химического аудита или обещания стороннего аудита в течение 6 месяцев.

Логистическая ответственность : Определите Incoterm, Freight Phorge, таможенные документы, процесс претензий.

Непредвиденные обстоятельства : План резервного копирования, минимальный защитный запад, аварийный переупорядочение SLA.

 

1. Почему это важно 

 

Агент по источникам - это ваше местное оперативное руку. Неопределенные ожидания становятся неудачами: пропущенные поставки, низкое качество, экспозиция IP или скрытые наценки. Относитесь к отношениям как к поставщику операций с контрактами, а не с другом, который «разобратся». Требовать документации, измеримых KPI и предопределенных средств. Остальная часть этой статьи превращает эти слова в процедуры, шаблоны и текст контракта, которые вы можете использовать на той же неделе.

 

2. Кто читает это и что им нужно

 

Менеджеры по закупкам — Нужны воспроизводимые контрольные списки и шаблоны SLA.

Директора цепочки поставок — Нужны контроль риска, планирование на случай непредвиденных обстоятельств и панели KPI.

Менеджеры брендов/продуктов (трансграничная/электронная коммерция) — Нужны требования FAI, упаковка и подготовку FBA.

Соответствие/Офицеры ESG — Нужны триггеры аудита, сроки восстановления и доказательство корректирующих действий.

Если вы строите или переоцениваете программу поставки, сосредоточьтесь на первом месте: (1) проверке и документации, (2) системы QA, связанных с деньгами (штрафы/стимулы), и (3) защиту от обстоятельств и IP.

 

3. Минимальные документы и доказательства требуют 

 

Требовать оригиналов или нотариально сканирование (хранится в папке контракта):

Бизнес -лицензия + юридический представитель.

РЕГИСТРАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ И ИМПОРТА И ИМПОРТА И ДЕКАЛА СТАМЕСТВА.

Фабричный адрес + Недавние фотографии производственных линий и склада.

Образцы продукта с датированными образцами записей.

Доказательство страхования (груз и ответственность), если они претендуют на страхование поставки.

Подписанные ссылки на клиента или контактные ссылки с объемами заказа и дат.
Держите копии в вашей системе управления документами и прикрепите к PO.

 

4. Проверить SOP-шаг за шагом 

 

Проверка документа (день 0) — Подтвердите лицензию на бизнес, экспортные записи.

Справочная проверка (день 1–2) — Позвоните 2 судьям; Спросите о качестве, своевременности и прозрачности. Используйте сценарий ниже.

Образец и FAI (день 3–14) — запросить образцы; определить критерии принятия FAI; логарифмические изменения.

Оценка сайта (день 7–30) — Удаленное видео прохождение или физический аудит; Используйте заводскую форму аудита.

Контракт и судебный приказ (день 14–45) — Подпишите ограниченный PO с чистым SLA, разделением платежей и условием проверки.

Мониторинг первых двух заказов — Объяснение еженедельных отчетов о статусе (фотографии, материалы, емкость) и окончательный PSI.

 

Быстрый сценарий обработки телефона для ссылок:

“Привет - мы рассматриваем [имя агента]. Можете ли вы подтвердить: (1) они были источны/осмотрели для вас? (2) Они встречали даты доставки? (3) Были ли скрытые сборы? (4) Как они справились с несоответствием?”
Записывают имена, даты и результаты.

Красные флаги: Уклончивые ответы, не желая предоставлять фотографии, непоследовательный адрес компании, отказ согласиться с PSI или сторонним осмотром.

 

5. Управление качеством - точки проверки, выборка и AQL

Рассматривать качество как три связанных ворота: Первая статья (FAI) → В процессе QC (IPQC) → Предварительная инспекция (PSI).

A. Первая статья (одобрение FAI / первая часть)

Цель: Проверьте намерение проектирования до производства перед массовым производством.

Поставки: размерный отчет, фотографии, образец упаковки, маркировка.

Действие: одобрение FAI Требуется в письменном виде перед плесенью/инструментом или объемным запуска.

B. In-Procesess QC (IPQC)

Частота: ежедневные проверки на критические процессы (например, паялка, прочность на шва).

Свидетельство: Фотографии с временем, журналы объема производства, отклоненные журналы.

C. Инспекция предварительного суда (PSI)

Время: в течение 7 дней до загрузки.

ВОЗ: независимая сторонняя (рекомендуется) или агент с принятой пунктом ответственности.

Таблица отбора проб (практическая): базовая выборка по размеру участка (примеры ниже).

Пример выборки и AQL (отраслевая типика, корректировка на риск)

Размер лота 1–500 ПК → Образец 20% или мин 10 штук.

Размер лота 501–3,200 ПК → Образец 32 ПК (таблица ANSI/ISO приблизительно).

Пороги AQL (предлагаемые отправные точки):

Критические дефекты: 0% допуск (0 принять).

Основные дефекты: AQL 1,0–2,5 (цель ≤1%, где важна безопасность/соответствие).

Незначительные дефекты: AQL 2.5–4.0.

Примечание. Для электроники установите основной ≤1,0; Для текстиля, майор ≤2,5; Для аппаратного обеспечения, майор ≤1,5. Используйте более строгие пороги для чувствительных к брендам SKU.

Рабочий процесс переработки и отклонения (должен быть в контракте)

• Если потерпел неудачу: Поставщик предоставляет план переработки в течение 48 часов и фото-доказательства перед повторной проверкой.

• Если переработка снова не удается → Покупатель может отклонить весь участок и требовать замены или кредита. Определите распределение затрат на переработку, грузовую и стороннюю утилизацию.

 

6. Шаблон SLA & KPI 

Ниже приведена практическая SLA, которую вы можете вставить в соглашение. Замените предметы в скобках.

 

 

Как сформулировать штрафную оговорку (образец):

Поставщик/агент соглашается с тем, что, если своевременная доставка падает ниже цели для любого месяца проката, поставщик должен заплатить покупателю ликвидировать убытки, равные [x]% от стоимости PO в день задержки за пределами льготного периода, чтобы не превышать [y]% от стоимости PO. Ликвидационные убытки согласованы как подлинная предварительная оценка потерь, а не штраф.”

Примечание: Ликвидационные убытки должны быть разумными и подлежащими исполнению в вашей юрисдикции - управлять положением адвокатом.

 

7. Язык контракта, который вы можете скопировать (ключевые пункты)

Ниже приведены короткие, практические предложения, которые вы можете вставить в контракт. Редактировать текст с кронштейном.

Объем услуг

“Агент должен получить поставщиков, договариваться о цене и условиях, управлять одобрением выборки, координатный надзор за производством (FAI, IPQC), договориться об инспекции предварительного корабля и помогать с логистикой и экспортной документацией, как запрошено в письменном виде Покупателем.”

Сборы и выставление счетов

“Структура платы агента: [процент]% комиссии по цене FOB Factory или фиксированной плате в размере [сумма] за PO. Сторонние затраты (проверка, тестирование, аудит, грузовые перевозки) будут выставлять выставлены счета за счет поддержки счетов в течение 7 дней после оплаты. Агент не будет взимать нераскрытые наценки.”

Интеллектуальная собственность и конфиденциальность (NDA)

“Агент признает IP покупателя и соглашается не раскрывать, воспроизводить или распространять любые проекты, чертежи или спецификации, за исключением целей производительности в соответствии с настоящим Соглашением. Агент не представит продукт покупателя ни одной третьей стороне без предварительного письменного согласия покупателя. Это обязательство переживает прекращение в течение [х] лет.”

Субподвигатель и конфликт интересов

“Агент раскрывает все подстановки и получает письменное одобрение покупателя до субподрядного контракта. Агент не будет размещать заказы в организации, в которых агент или его аффилированные лица имеют долю владения без письменного согласия покупателя.”

Проверка и принятие

“Покупатель оставляет за собой право назначить независимого стороннего инспектора. Окончательное принятие происходит после PSI и выдачи сертификата о принятии. Если партия не удается, поставщик должен по своей собственной стоимости (i) переработку продукта для стандарта покупателя; (ii) заменить дефектные товары; или (iii) предоставить полный кредит.”

Пункт ESG & Audit

“Агент должен обеспечить, чтобы поставщики соответствуют Кодексу поведения поставщика покупателя. Агент будет облегчить сторонние социальные/экологические аудиты (SMETA/SA8000/ISO) по запросу. Поставщик должен предоставлять корректирующие планы действий в течение [30] дней любой несоответствия.”

Завершение по причине

“Покупатель может немедленно расторгнуться по причине, когда агент существенно нарушает настоящее Соглашение, включая повторные сбои доставки, нарушение IP или материальные ложные заявления в сертификатах. При увольнении агент должен обеспечить полное сотрудничество для передачи покупателя или преемника.”

Разрешение споров

“Любой спор будет разрешен [Арбитраж в Гонконге / Сингапуре / Юрисдикции, согласованные] в соответствии с правилами [UNCITRAL / ICC]. Основной законодательство: [юрисдикция].”

 

8. Модели ценообразования и платы - что принять, чего избежать

 

Комиссия (% FOB) — Общий для источников агентов. Плюсы: выравнивает стимулы по цене покупки. Минусы: может скрыть разметки на проверках или логистике. Требовать прозрачности и квитанции.

Фиксированная плата за PO / ежемесячный фиксатор — Хорошо, когда вам нужно предсказуемое бюджетирование. Лучше для постоянного управления программами.

Плата за проект (одноразовый за запуск нового продукта) — Полезно для единовременного инструмента/настройки.
Требовать: Полученные счета за расходы сторонних и право на аудит ежегодно.

Условия оплаты: Разделенные платежи являются стандартными: 30% депозит, 60% баланса до отправки после PSI (с учетом принятия), 10% удержания в течение 30 дней в качестве гарантии. Для небольших поставщиков рассмотрим L/C или условного депонирования для защиты партий.

 

9. Incoterms & Logistics обязанности (практические)

 

Определите, кто несет ответственность за то, какие стоимость и риск четко:

FOB (фабрика) — Покупатель контролирует бронирование грузовых перевозок и страхование; Агент помогает, но не должен бросить груз от имени покупателя, если не разрешено.

CIF / DDP — Агент может процитировать от двери до двери, но включать в себя полный разрыв; DDP ставит таможенный риск на продавца/агента - используйте только в том случае, если они принимают этот риск в письменной форме.
Управление претензий: Требовать, чтобы агент подал доказательства для любого повреждения/нехватки в течение 7 дней после прибытия и обработки логистики RMA, когда это необходимо.

 

10. ESG и соответствие - как сделать его принудительным

 

Не относитесь к ESG как к маркетингу. Сделайте это KPI и аудитор:

Требовать частоты аудита: новый поставщик → 12 месяцев; Высокий риск → 6 месяцев.

Типы аудита: Социальный (SMETA), окружающая среда, химическая (достижение/проп. 65 Соответствие).

Сроки исправления: Поставщик должен предоставить план корректирующих действий (CAP) в течение 14 дней и в течение 90 дней.

KPI Tie-INS: Неспособность исправить → триггеры приостановка По и потенциальное прекращение контракта.

Пример пункта (короткий):

“Материальные несоответствия, обнаруженные в аудите ESG, который не закрывается в течение 90 дней, позволяют покупателю приостановить заказы до восстановления или в других местах без штрафа.”

 

11. Планирование непредвиденных обстоятельств - резервные копии и буферы

 

Минимальный план обороны:

Двойной источник — Всегда есть хотя бы одна альтернативная фабрика в другом городе/регионе.

Запасной запас — Поддерживайте 30–60 дней критических SKU (скорректируйте волатильность времени заказа).

Эскалация аварийного положения — Определите ускоренные производственные сборы и время заказа.

Страхование — Морские грузы и ответственность за продукцию, где это применимо.

Включить “Аварийный триггер” В контракте: например, если время выполнения выполнения выполнения более 20% для двух последовательных POS, покупатель может получить чрезвычайную ситуацию и вычесть разумные затраты от поставщика/агента.

 

12. Тематические исследования - анонимные, поучительные

Случай A - исправление высокой скорости дефекта с SLAS

Проблема: Бренд среднего размера столкнулся с 4% доставляемым показателем дефектов на новом дизайне.

Действие: Заменило смутное соглашение агента с явным SLA: PSI AQLS сжата, FAI требуется, еженедельные производственные фотографии, ликвидированные убытки для поздней доставки. Агент должен был финансировать второстепенную проверку сторонних сторон после двух сбоев.

Результат (90 дней): Поставленная ставка дефектов упала до 0,8%; Время до рынка улучшилось к 12 дням, потому что произошло меньше переоборудования. Урок: Деньги + измерение = изменение поведения.

Случай B - Потеря IP от слабых пунктов

Проблема: Агент представил аналогичный продукт с другим покупателем; Бренд нашел конкурирующий продукт, продаваемый в другом регионе.

Причина: Нет NDA, нет IP-залога, нет запрета на продажи, возглавляемые агентами.

Последствие: Месяцы судебных разбирательств; Затраты на отзыв продукта и ущерб репутации.

Урок: Четкие условия IP и неконкурентные условия с средствами лечения не подлежат обсуждению для владельцев брендов.

 

13. Дорожная карта реализации (первые 90 дней)

Неделя 0–2: Сбор документов, контрольные проверки, образ Образец и FAI.
Неделя 2–4: Sign Trial PO с SLA, выберите стороннего инспектора для PSI, установите еженедельную отчетность.
Месяц 2: Просмотрите отчеты QA, корректируйте KPI, расписание аудита, если присутствуют индикаторы риска.
Месяц 3: Переход в многопользовательную каденцию, внедрить отчеты о показателях показателей; Установите резервный источник, если производительность <kpi.

 

14. Готовые приложения (копирование и вставка)

A. Контрольный список проверки предварительного суда (Short)

Размеры и допуски продукта (по спецификации).

Результаты функциональных испытаний (Pass/Fail).

Визуальные дефекты считают и фотографии.

Упаковка целостность и маркировка (штрих -код, страна происхождения).

Проверка количества против упаковочного списка.

Измерение критических параметров (вес, напряжение, прочность шва).

B. Пример шаблона подписи FAI (один абзац)

“Покупатель подтверждает принятие образец первой статьи (REF: [Образец идентификатор]) на [дату]. Производство может продолжаться, когда покупатель выпускает письменное принятие FAI. Любое отклонение от FAI потребует повторного одобрения.”

C. Быстрые поля показателей показателей KPI

PO номер | Пункт | Планировать дату корабля | Фактическая дата корабля | Дни поздно | Дефекты PSI | Действие принято | Счет

 

15. Инструменты и сторонние услуги (короткий список)

 

Сторонняя проверка: SGS, Bureau Veritas, Intertek (или местный аккредитованный поставщик).

Аудиторские фреймворки: SMETA, SA8000, ISO 14001 для экологических систем.

Контракт и спор: Местный торговый адвокат в Гонконге / Сингапуре + арбитражный пункт.

PO/ERP Интеграция: Обеспечить синхронизацию заказа и получения синхронизации с результатами проверки.

 

16. FAQ 

Как выбрать модель комиссии и фиксированную плату для агента?
Используйте комиссию для простых товаров для покупки и удержания; Используйте фиксированную плату, когда вам нужно управление программами, отчетность и предсказуемое контроль затрат.

 

Может ли мой агент провести все проверки, или я должен настаивать на сторонних инспекторах?
Агенты могут выполнять обычные проверки, но требуют независимого PSI для продуктов с высоким риском или первыми ключами, чтобы устранить конфликт интересов.

 

Какой подходящий процент удержания для защиты от дефектов?
5–10% удержание в течение 30–90 дней является обычным явлением; Калибровать с помощью риска продукта и реалий денежного потока.

 

Нужно ли проверять каждую фабрику каждый год?
Нет. Частота аудита должна быть основана на рисках: новые или высокие поставщики риска = каждые 6–12 месяцев; Низкий риск = 12–24 месяца.

 

Какой размер выборки мне следует использовать для небольших лотов (<500 ПК)?
Для небольших участков используйте 10–20% выборки с 0 толерантностью для критических дефектов и основным AQL не выше 2,5.

 

Как я могу защитить IP, когда агент утверждает, что им «нужно показать продукт поставщикам»?
Используйте двухэтапное раскрытие: первоначально покажите некритические характеристики; Подпишите NDA и требуйте, чтобы поставщики возвращали или уничтожали дизайнерские документы после цитирования.

 

Если агент источет более дешевые детали, но качество падает, кто платит?
Если агент заменил части без одобрения, он несет ответственность. Требовать письменного одобрения для любого замены.

 

Что такое разумный путь эскалации для повторных сбоев?

Немедленная крышка от поставщика в течение 48 часов; 2) сторонний аудит, если неразрешен; 3) Финансовые штрафы или расторжение контракта, если показатели не встречаются после двух циклов.

 

Должен ли я требовать от агентов держать образцы в файле? Как долго?
Да. Держите мастер -образцы не менее 6 месяцев после отгрузки; Для регулируемых предметов сохраняйте законодательные периоды (проверьте местные законы).

 

Когда разумно переключаться с агента по источникам на прямые заводские отношения?
Двигайтесь, когда объемы заказа оправдывают выделенный источник, прямые аудиты, и вы можете управлять отношениями с поставщиками в местных часовых поясах или через собственную команду.